Jak ulepszyć otoczenie, żeby pracować efektywniej?

otocznie do pracy

W ostatnim artykule wspomniałem o tym, że środowisko i sytuacja mają ogromny wpływ na to, czy udaje nam się pracować efektywniej.

Wspomniałem także o pewnym czterostopniowym schemacie, którego nauczyłem się z książki: Pstryk! Jak zmieniać, żeby zmieniać.

Jako, że na dzień dzisiejszy podobno bardzo ciężko tą książkę dostać, to przybliżę Wam dzisiaj kwestię ustawienia środowiska w taki sposób, by wprowadzenie do niego wszelkich zmian było prostsze i bardziej skuteczne.

Cały schemat odpowiedniego dostosowania środowiska zawiera następujące punkty:

1. Określ instrukcję wymuszającą poprawne działanie.

W artykule „The person and the situation: Perspectives of social psychology.” (New York 1991) L. Ross oraz R.E Nisbett opisały badanie, w ramach którego przeprowadzono zbiórkę żywności.

Na pewnym kampusie postanowiono zrobić badania sprawdzające hojność studentów. Zostali oni podzieleni na dwie grupy. Jedna grupa otrzymała list, w którym proszono o przyniesienie żywności w puszkach na plac Tressider mieszczący się w centrum kampusu.

Natomiast druga grupa otrzymała list, który zawierał:

1. Mapę na której zaznaczono, w którym miejscu odbędzie się zbiórka żywności.

2. Sprecyzowano produkt, a mianowicie poproszono ich, żeby przynieśli puszkę fasoli.

3. Kazano im się zastanowić, kiedy będą przechodzili w tym konkretnym miejscu, żeby mogli to załatwić np. w drodze na konkretny wykład.

Wyniki były szokujące bo z tych uczniów, którzy dostali bardzo ogólną informację „odbędzie się zbiórka żywności” jedzenie przyniosło zaledwie… 8%.

Natomiast wśród tych osób, które dostały konkretne wytyczne w swoim liście puszkę fasoli przyniosło aż 42 %.

Dlatego dokładne i precyzyjne wytyczne są bardzo potrzebne ponieważ dzięki temu znacząco zwiększa się szansa, że Twój cel zostanie osiągnięty.

Swoją drogą… jeśli bierzesz udział w organizacji różnego rodzaju akcji charytatywnych, to taka wiedza o ludzkiej naturze i mechanizmach jakie nią kierują jest na wagę złota.

Kliknij tutaj i odbierz bezpłatnego ebooka i audiobooka: Przestań jęczeć i weź się wreszcie do roboty! 175 stron samych konkretów.

A kartę wziąłeś?

Kolejnym ciekawym przykładem może być działanie bankomatów. Otóż kilka lat temu działały one nieco inaczej w swej końcowej fazie, a dokładniej najpierw odbierało się gotówkę i dopiero później wyskakiwała karta.

Niestety to powodowało, że wiele osób zabierało pieniądze i zapominało o karcie. Oczywiście najprościej byłoby zwalić wszystko na ludzi, na to, że nie czytają ze zrozumieniem, że są idiotami itd.

Na szczęście zrozumiano, że problem nie tkwi w człowieku, ale w sytuacji.

Dlatego banki wpadły na taki pomysł, żeby te dwa ostatnie kroki po prostu zamienić i dzisiaj najpierw dostajesz kartę, a dopiero po chwili pojawia się gotówka 🙂

Jak to wykorzystać w działaniu? Jak wspominałem w ostatnim artykule, trzeba sobie zorganizować takie środowisko pracy, żeby niemożliwe było nie zrobienie tego, co chcesz.

Przykładowo część moich artykułów powstaje na laptopie, którego karta sieciowa jest odinstalowana. Nie mam na nim dostępu do internetu i w zasadzie służy mi jedynie jako maszyna do pisania.

Dzięki temu moje teksty powstają znacznie szybciej. Nic mnie nie kusi, ani nie rozprasza.

2. Stwórz listę kontrolną.

Jeżeli oglądałeś skok Felixa Baumgartnera w 2012 roku, to być może zauważyłeś, że w kabinie miał przed oczami bardzo rozbudowaną listę kontrolną.

Jak ulepszyć otoczenie, żeby pracować efektywniej?

Przed skokiem kiedy łączył się z bazą, to sprawdzano punkt po punkcie czy wszystko zostało należycie przeprowadzone.

Wyobrażasz sobie co by było, gdyby akcja kosztująca miliony nie powiodła się tylko przez to, że Felix zapomniałby o wciśnięciu jakiegoś przycisku?

Dlaczego potrzebujesz listy kontrolnej? Powód jest prosty. Ludzka pamięć po prostu jest zawodna. Nawet jeśli wykonałeś daną czynność już milion razy, to przy milion pierwszym możesz się po prostu pomylić.

Pamiętam jak swego czasu nagrywałem materiał video smartfonem. Wyciszyłem go, odpowiednio ustawiłem i włączyłem nagrywanie.

Wtedy jeszcze nie wiedziałem, że jak ktoś do mnie w tym czasie zadzwoni, to tryb nagrywania automatycznie się wyłączy. No i się wyłączył po 10 minutach, a ja niczego nie świadomy mówiłem dalej przez kolejne 30 minut.

Kiedy się zorientowałem, to nie było mi do śmiechu i nauczyłem się, że następnym razem trzeba przełączyć na tryb samolotowy.

Innym razem kiedy sprzętu już trochę przybyło podczas nagrania nie wyciszyłem telefonu i ktoś zadzwonił. Później wielokrotnie musiałem nagrywać ten konkretny fragment.

To co może być zgubne w takich sytuacjach to zbytnia pewność siebie. Myślenie, że skoro coś robiło się tyle razy, to na pewno wszystko wyjdzie. Niestety życie pokazuje, że można się na takiej pewności nieźle przejechać.

Cisza! Schodzimy poniżej 10.000m!

Z list kontrolnych korzystają także linie lotnicze. Np. jednym z punktów jest zakaz luźnych rozmów poniżej pułapu 10.000 m. Ten punkt nazwano „zasadą sterylnego kokpitu”. Kiedy samolot jest wyżej osoby przebywające w kokpicie mogą rozmawiać o pogodzie, krytykować rząd i pracodawcę, ale poniżej tego pułapu wszelkie lekkie tematy schodzą na bok.

Wprowadzono to, ponieważ kiedy badano katastrofy lotnicze z lat 70-tych i odczytywano zapisy z czarnych skrzynek, to dość częstym zjawiskiem była zbyt luźna atmosfera panująca wśród załogi co przeszkadzało w obsłudze urządzeń i np. zapomniano sprawdzić czy podwozie jest wysunięte.

Lekarzu, a ręce umyłeś?

W szpitalach dzięki wprowadzeniu list kontrolnych umieralność w pilotażowej grupie szpitali zmalała aż o 47%. Czy wprowadzono tam jakieś rewolucje? Absolutnie nie!

Po prostu zdarzało się, że lekarz wchodząc szybko na salę operacyjną nie umył rąk. Albo operowano pacjentowi nie to co trzeba. Albo nie sprawdzono czy nie jest przypadkiem uczulony na konkretne leki, które zamierzano mu podać.

Właśnie takie punkty zawierała lista kontrolna, którą później odczytywano przy stole operacyjnym.

Naprawdę szczerze zachęcam do tworzenia i ulepszania własnych list kontrolnych. Dzięki temu możesz usprawnić:

  • planowanie dnia
  • pracę twórczą (pisanie, nagrywanie, fotografia, grafika, programowanie, a nawet mam klientkę, która stosuje listę kontrolną przy tworzeniu własnoręcznie robionych kartek okolicznościowych i zaproszeń).
  • obsługę klienta

i wiele, wiele innych rzeczy.

Moja checklista do nagrywania video wygląda w dużym uproszczeniu tak:

  • Scenariusz – im lepszy scenariusz, tym szybciej będzie nagrany cały materiał
  • Wyczyścić karty pamięci
  • Mikrofon – sprawdzić czy włączony
  • Telefon – wyciszyć
  • Przedstawienie się
  • ZapowiedźŸ – w jednym zdaniu powiedz czego się nauczą
  • Treść
  • Podsumowanie – powtorzenie kluczowych punktów
  • CTA – zawołanie do akcji – „Kliknij w link poniżej” itp.

Kolejną firmą, która tworzenie procedur doprowadziła wręcz do perfekcji jest McDonalds. Zauważ, że oni nie zatrudniają wybitnych kucharzy. Zatrudniają w większości młodych ludzi, dla których bardzo często jest to pierwsza praca. A mimo to procedury są tak świetne, że bez względu na to czy zjesz burgera w Warszawie, Paryżu, Madrycie czy Berlinie, to zawsze będzie smakował niemalże identycznie.

Wierz mi, lista kontrolna to potężne narzędzie.

Kolejne dwa punkty czyli „wzmocnij nawyki” oraz „Zbierz sprzymierzeńców” zostały opisane w osobnym artykule.

A tymczasem chciałem Cię szczerze zachęcić do pobrania ebooka „Przestań jęczeć i weź się wreszcie do roboty!”. To 175 stron (nie za dużo, nie za mało, a w sam raz! :D) samych konkretów. Zero lania wody. Ebook dostępny w formatach pdf, mobi i ePub, a także w wersji audio!

Idealne rozwiązanie na stanie w korkach, bieganie, spacerowanie, jazdę komunikacją miejską, sprzątanie, gotowanie i tak dalej i tym podobne 🙂

Pobierając książkę dołącząsz do ponad 54 000 ludzi, którzy postanowili pozostać ze mną w stałym kontakcie. Pamiętaj jednak, że jeśli kiedykolwiek uznasz, że z jakichś powodów nie chcesz już więcej otrzymywać ode mnie żadnych wiadomości, to możesz się wypisać jednym kliknięciem. Zatem pełen luzik 😀

Aby pobrać ebooka kliknij w okładkę.

przestań jęczeć i weź się wreszcie do roboty

„Ok Bartku, wszystko jasne jak słońce. Zapisuję się, biorę ebooka
i rozumiem, że mogę się wypisać w każdej chwili.”

Miłego dnia!

Jak ulepszyć otoczenie, żeby pracować efektywniej?
4.78 (95.64%) 110 votes