Pierwszy raz z prawem Parkinsona zetknąłem się w książce Tima Ferrissa „4-godzinny tydzień pracy”. Idea od razu mnie zachwyciła i zacząłem ją wdrażać, by podnieść swoją produktywność. Czy to działa? Oj, jeszcze jak!

Prawo Parkinsona po raz pierwszy opisał Cyril Northcote Parkinson. Jego teoria dotyczyła głównie urzędników oraz pracy przez nich wykonywanej. Okazało się też, że to prawo można swobodnie przenieść na inne obszary życia.

Prawo Parkinsona brzmi tak:

„Czas marnowany jest w ilościach proporcjonalnych do całego czasu, jakim w ogóle dysponujemy.”

O co chodzi?

Chodzi o to, mój drogi przyjacielu, że powszechnie utarło się, aby pracować osiem godzin dziennie. Dlaczego akurat osiem, a nie np. sześć? Tego nie wiadomo.

Wiadomo natomiast to, że ludzie często rozwlekają swoje zadania na całe osiem godzin, chociaż gdyby się trochę zmobilizowali, to te same zadania mogliby wykonać w dwie lub trzy godziny.

Jak masz do zagospodarowania osiem godzin, to wypełnisz osiem. Jak będziesz miał dwanaście, to wypełnisz dwanaście. Oczywiście w międzyczasie będziesz surfował po sieci, pił kawę, rozmawiał ze współpracownikami i spędzisz siedemdziesiąt pięć minut na godzinnej przerwie. Przy okazji wyjdziesz zapalić ze dwa, trzy razy i osiem godzin jakoś zleci.

Odkąd wprowadzono system płacenia za godzinę, ludzie rozwlekają swoje zadania jak tylko się da, żeby wyglądało, że są zajęci. Jednak wiele badań potwierdza, że aż POŁOWA czasu pracy nie jest przeznaczona na pracę. Aby więc wykonać pracę w 100% potrzeba dwukrotnie więcej pracowników.

Nie jestem zwolennikiem płacenia wszystkim ludziom pracującym na etacie za godzinę – część powinna pracować na efekt. Jak są sprytniejsi, lepiej zorganizowani i pracują produktywniej, to niech idą do domu nawet i po dwóch godzinach. Albo niech poświęcą resztę czasu na zajęcia dodatkowe, które mogłyby przynieść im dodatkowy zarobek.

Z punktu widzenia pracodawcy interesowałoby mnie jedynie to, czy wykonali swoją robotę i czy wykonali ją solidnie. Ile czasu im to zajęło, to nie jest mój interes.

Widzisz – obecne podejście do pracy jest jak gaz: wypełnia całą dostępną przestrzeń. Tymczasem, powinno być jak ciało stałe i zajmować tyle miejsca, ile rzeczywiście potrzeba.

Prawo Parkinsona możesz znać z doświadczenia, jeżeli jeszcze studiujesz. Kiedy profesor każe napisać pracę zaliczeniową i daje na to miesiąc, to robi duży błąd. Dlaczego? Bo 90% grupy i tak weźmie się za zadanie w ostatnie trzy dni. Znasz to? 😀

Zatem mógłby wyznaczyć tydzień i prace oddane przez studentów byłyby tej samej jakości, albo nawet lepsze..

Moja przygoda z Prawem Parkinsona

Kiedy zakładałem firmę, Pani w Urzędzie Miasta powiadomiła mnie, żebym zjawił się za tydzień odebrać wpis do ewidencji gospodarczej.

Trochę mnie to zaskoczyło, bo wiem, że są miasta i urzędy, w których wydaje się ten dokument po piętnastu minutach.

Po sześciu dniach dostaję telefon z urzędu: „Dzień dobry, ja dzwonię z Urzędu Miasta …” Już się ucieszyłem, że dokument będzie do odebrania. Pytam: „Czy dzisiaj mogę przyjść odebrać wpis do ewidencji, bo akurat będę w okolicy?”

I oto co usłyszałem: „Niestety nie. Dzwonie ponieważ nie mogę rozczytać Pana emaila. Na końcu jest gmail.com czy con ?” (autentyk!).

Po czym Pani oświadczyła mi, że moja teczka dopiero na dzień przed ustaloną datą wędruje do pani naczelnik, która musi postawić podpis i pieczątkę.

Zatem na załatwienie tematu urzędnicy dają sobie tydzień, przy czym i tak załatwiają temat w ostatnim dniu..

Jak to wykorzystać w działaniu?

Sprawa nie jest zbyt skomplikowana. Ze wszystkich zadań, jakie masz wykonać, wybierz te, które przynoszą Ci największe zyski. Następnie na ich zrealizowanie wyznacz sobie krótkie terminy, aby zmusić się do działania.

Wiesz, że działasz najlepiej jak masz nóż na gardle – pewnie nieraz to testowałeś. Wolne tempo jest nużące i powoduje wyrabianie złych nawyków.

Uwierz mi, że to co dzisiaj robisz w tydzień, jesteś w stanie wykonać w cztery dni. Ludzie się umówili, że będą pracować czterdzieści godzin tygodniowo, ale jak nie chcesz, to nie musisz wpisywać się w te ramy.

Jeżeli masz własną firmę, to sprawa wygląda nieco inaczej – zwłaszcza jak jesteś początkujący. Kiedy zaczynałem działalność pracowałem nie osiem, ale dwanaście, a czasami nawet szesnaście godzin na dobę.

Jednak jak dzisiaj na to spojrzę, to nie wiem czy rzeczywiście cały ten czas przeznaczałem na właściwą pracę.

Obecnie w firmie stosuję Prawo Parinsona do takich zadań jak: pisanie artykułów, nagrywanie podcastów i produktów informacyjnych, sprawdzanie poczty, wykonywanie telefonów, gimnastyka, nauka. Tworzę sobie odpowiednie bloki czasowe, w których poświęcam się wykonywaniu konkretnych rzeczy.

Mając te ograniczenie, będąc w pełnym skupieniu, jestem w stanie wykonywać zaplanowane działania o wiele szybciej. Jest to szczególnie przydatne podczas wstępnej pracy nad takimi kursami jak Liczy Się Strategia 🙂

Jeżeli i Ty chcesz popracować nad swoją produktywnością, to te wskazówki będą dobrze Ci służyć.

1. Kończ pracę o ustalonej godzinie

Wiem, to cholernie trudne. Nie raz obiecywałem sobie, że zgaszę komputer o 21:00, a przesiadywałem np. do 23:00. Dzisiaj jest z tym znacznie lepiej, ale co jakiś czas zdarza mi się nagiąć te postanowienie. W wyrobieniu dyscypliny pomogła mi przede wszystkim żelazna zasada, że po godzinie 17 swój czas poświęcam rodzinie.

Oczywiście są sytuacje, szczególnie podczas pracy nad dużym projektem, gdy muszę trochę dłużej zostać przy biurku. Wcześniej informuję jednak najbliższych, że taka sytuacja ma miejsce. Na szczęście są wyrozumiali a potem zawsze nadrabiamy ten czas 🙂

2. Dodaj dzień wolnego

Zamiast pracować czterdzieści godzin tygodniowo pracuj trzydzieści dwie. Zrób sobie piątek albo poniedziałek dniem wolnym od pracy.

Tylko biorąc dodatkowy dzień wolnego nie spędzaj go na Facebooku! Idź na spacer, zrób sobie wycieczkę rowerową, jedź na basen, poczytaj książkę, zobacz fajny film, spotkaj się ze znajomymi.

Zostanie Ci tylko cztery dni na pracę i jak naprawdę skupisz się na konkretach, to czeka Cię miła niespodzianka. Wiesz co się okaże? Że w cztery dni jesteś w stanie zrobić to, co do tej pory zajmowało Ci pięć lub sześć dni..

3. Narzucaj krótkie terminy

Ustal jasne granice co i do kiedy ma być zrobione. Polecam większe zadania siekać na plasterki i wyznaczać ramy czasowe do małych zadań. To naprawdę dobrze ukierunkuje Twoją energię.

4. Zmniejsz wyznaczony czas

Początkowo na napisanie tego artykułu dałem sobie 120 minut, ale żeby bardziej się spiąć obciąłem jeszcze o pół godziny. Bez względu na to czy się wyrobię czy nie, zadanie będzie wykonane szybciej niż gdybym nie określił żadnych ram..

5. Zachęć się do wcześniejszego zakończenia

Z nagradzaniem za pracę, szczególnie w firmach trzeba postępować ostrożnie. Zbyt często stosowany system nagród i kar sprawia, że pracownicy na nich tylko się skupiają. Hamuje to współpracę w grupie oraz kreatywność osób, ponieważ nagrody są przewidziane za wykonanie zadania w określonym czasie i w określony sposób.

Jednak jeśli sam ustalasz sobie nagrodę za wykonanie pracy to wchodzi tu w grę samodyscyplina i mobilizacja. Sam najlepiej wiesz co lubisz, więc wymyśl dla siebie zachętę, która naprawdę zmobilizuje Cię do produktywnej pracy..

Za napisanie tego artykułu w 120 minut obiecałem sobie filiżankę pysznej kawy i kawałek ciasta, które upiekła moja żona.

6. Kara

Każdy kij ma dwa końce. Dzisiaj wiele się mówi o tym, że karanie jest złe, nie działa, żeby zachęcać marchewką a nie kijem. Co za bzdury!

Jak nie uzyskasz nagrody, to świat się nie zawali, ale jak nie będzie kary, to w życiu się nie nauczysz by dawać z siebie jeszcze więcej. Stać Cię na to, więc przestań szlochać, marudzić, weź się garść i nie chrzań, że „nie wyrobiłeś się z robotą, bo masz zapierdol na Facebooku.”

Jak nie napiszę tego artykułu w 120 minut, to po pierwsze nie będzie kawy i ciastka, a po drugie pozmywam podłogi. Nie lubię i NIE CHCĘ tego robić, więc wolę się sprężyć 🙂

Możesz także dogadać się z rodzeństwem, przyjacielem albo z wybranką swojego serca, że jak się nie wyrobisz z zadaniem, to zapłacisz im 20zł.

Nikt nie lubi się rozstawać ze swoimi pieniędzmi, zwłaszcza gdy nic w zamian za nie dostajemy. Może jak stracisz kilka stów, to zaczniesz do swojej pracy podchodzić z większą powagą.

7. Wyznacz kolejne zadania

Jeżeli nic Cię nie nagli i masz na głowie jedno zadanie, to będziesz je wykonywał niemiłosiernie długo. Mało tego – będziesz je przerywał sprawdzaniem poczty, Twittera, Instagrama, Snapchata, przeglądaniem Facebooka, piciem kawy i chodzeniem do toalety częściej, niż to konieczne.

Dlatego na Twojej liście rzeczy, które muszą być wykonane, powinny wisieć kolejne projekty. Jak jesteś osobą, która mówi: Ale po co ten pośpiech, weź wyluzuj, to zobaczysz po co, jak za rok porównamy efekty naszych działań 😉

Na mojej liście spraw, które muszą być ukończone są: kolejne książki, produkty do nagrania, podcasty, pomysły na artykuły, telefony do wykonania i wiele, wiele, wiele innych rzeczy.

Tracisz masę czasu na zastanawianiu się, jakie zadanie ma być następne. Osobiście zawsze mam coś w kolejce. To wytwarza pewnego rodzaju ciśnienie, które – nie ma co ukrywać – działa na mnie mobilizująco.

W samej organizacji pracy w firmie bardzo pomaga mi teraz program Asana. Możesz też wypróbować takie strony jak: Remember The Milk,  Trello czy WorkTime.

8. Tylko X minut

Zacznij trenowanie Prawa Parkinsona od wyznaczania limitu na sprawdzanie poczty albo portali społecznościowych.

Kiedy zabieram się za odpowiadanie na maila, czy powiadomienia na Facebooku to specjalnie wyznaczam sobie blok czasowy. Skupiam się wtedy tylko na odpisywaniu na ważne wiadomości. Ten blok musi być ograniczony czasowo, tak bym wtedy rzeczowo i jak najsprawniej odpowiadał na wszystkie tematy. Jednocześnie tworząc taki blok czasowy nie rozpraszam się odpowiadając za każdym razem, jak tylko na skrzynce pojawi się jakaś nowa sprawa..

Nie przeginaj!

W momencie, gdy udało Ci się zaplanowane zadania wykonać w czasie o połowę krótszym niż zwykle, to NIE znaczy, że masz pracować dwa razy więcej. Jak przytłoczysz się pracą, to prędzej czy później takie działanie się na Tobie zemści.

Wiem, bo kilka lat temu sam spędzałem długie godziny przed komputerem i odbiło się to na moim zdrowiu.

Zarywałem noce i w końcu moje ciało dało mi wyraźny sygnał, że przeciągam strunę. Doprowadziłem do takiego osłabienia organizmu, że przy byle kichnięciu lub dotknięciu nosa leciała mi krew.

To było głupie i bardzo niebezpieczne. Nie powtarzaj moich błędów.

Naucz się odpoczywać. Uczestnicz w dodatkowych zajęciach: sztuki walki, garncarstwo, taniec, cokolwiek. Bądź wśród ludzi, poprawiaj życie towarzyskie i wróć do pracy z naładowanymi akumulatorami.

Do dzieła!!!

PS.  78 minut! Czas na kawę : )