19 powodów, dla których powinieneś wprowadzić procedury w swojej firmie

Na wstępie mam trzy szybkie pytania:

1. Chciałbyś podwoić liczbę wykonywanych zleceń w ciągu miesiąca?

2. Chciałbyś, żeby szkolenie nowego pracownika trwało maksymalnie tydzień zamiast dwóch miesięcy?

3. Chciałbyś, żeby Klienci Ci ufali i przysyłali do Ciebie wszystkich znajomych?

W takim razie zobacz video, wysłuchaj mp3 albo przeczytaj tekst do samego końca.

Jestem przekonany, że po jego lekturze dojdziesz do wniosków, że potrzebujesz w swojej firmie standaryzacji, czyli procesów, procedur i instrukcji.

Jeżeli:

  • jesteś freelancerem
  • prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą
  • robisz strony internetowe albo jesteś programistą

to dzięki procesom i procedurom będziesz robił więcej zleceń w miesiącu w tym samym czasie. Niech zgadnę: czyż to nie oznacza więcej pieniędzy na Twoim koncie?

Jeżeli Twoja firma jest większa, jeżeli masz już ludzi, to nie wyobrażam sobie, żebyś prowadził swoją firmę bez procesów, procedur i zasad. Dlaczego? Bo delikatnie rzecz nazywając – będzie tam panował chaos.

Wielka prośba!

Bardzo dużo pracy włożyliśmy w nagranie całej serii, dlatego mam prośbę: pomóż mi dotrzeć do innych osób, którym to nagranie może pomóc. Może wśród znajomych masz kogoś, komu warto podesłać to video? Podeślij nagranie mailem, Messengerem albo udostępnij na Facebooku. Z góry bardzo, bardzo dziękuję 😊

A teraz zamknij drzwi, wycisz telefon, pozamykaj wszystkie inne zakładki i zobacz to nagranie do ostatniej minuty.
Wskazówka: w prawym dolnym rogu odtwarzacza jest mała zębatka. Po kliknięciu w nią możesz zmienić prędkość odtwarzania video.

Wersja tekstowa

WAŻNE: Wersje tekstowa nie jest transkrypcją. Niektóre rzeczy zostały pominięte, a inne skrócone. Jest to bardziej artykuł napisany na podstawie video, niż spis słowo w słowo. Całość została zredagowana, żeby czytało się to jak świetną powieść. Zapraszam do lektury!

Skąd w ogóle pomysł, żeby zrobić materiał o procedurach?

Jakiś czas temu nastąpił mały przełom w moim podejściu do biznesu. Wcześniej pracowałem trochę na zasadzie, że „jakoś to idzie, jakoś to będzie, mam swoje pomysły i swoją wizję biznesu, który prowadzę.”

Mocne trzęsienie ziemi zafundowała mi książka „Potęga Checklisty” Atula Gawande. Jak sama nazwa wskazuje, książka jest o checklistach i o tym, dlaczego warto sporządzać instrukcje postępowania, jakie mają lekarze, piloci, i w jaki sposób usprawni to naszą pracę.

Dzięki szczegółowym instrukcjom unikamy wielu błędów, bo… pamięć ludzka jest zawodna.

Nawet jeśli jesteś ekspertem w jakimś temacie i konkretną czynność wykonywałeś tysiące razy, to ten jeden raz możesz zapomnieć o szczególe, od którego może zadecydować czyjeś życie (tak jest w przypadku pilotów lub lekarzy).

Kiedy kręciliśmy wersję wideo tego materiału, to przyjechał do nas Maciek, który jest świetnym fachowcem. Praca z video to jego codzienność: trzeba rozstawić sprzęt, ustawić oświetlenie, sprawdzić stan baterii w aparatach i mikrofonie, sformatować karty pamięci przed nagraniem itd.

Czy pracując w takich warunkach coś może pójść nie tak? Oczywiście! Wystarczy, że któryś z nas zapomniałby o wyłączeniu telefonu 😊

Gdybyśmy mieli na checkliście, że przed nagraniem trzeba: zabezpieczyć światła, ustawić aparaty, sprawdzić karty pamięci, wyłączyć telefony (albo przynajmniej przestawić się na tryb samolotowy), to niwelujemy ryzyko, że zadzwoni telefon w najmniej oczekiwanym momencie.

Druga książka, która mocno dała mi do myślenia, to „Mit przedsiębiorczości” Michaela Gerbera.

Autor twierdzi, że każdy z nas, gdy otwiera firmę ma trzy osobowości: osobowość menedżera (wszystko układa, porządkuje), osobowość przedsiębiorcy (który ma wizję, myśli do przodu) i osobowość specjalisty  (który wykonuje jakieś zadania).

Te trzy osobowości walczą ze sobą i należy je pogodzić. Obie książki pokazały mi, jaka siła tkwi w sporządzaniu dokumentacji, procedur i instrukcji.

Jeśli prowadzisz firmę, to lektura tych pozycji jest obowiązkowa.

Pierwsze próby

Podjąłem pierwsze próby. Stworzyliśmy procedurę nagrywania wideo – obejmowała ono to, co trzeba przygotować, w co muszę być ubrany, co musi zostać zrobione dzień wcześniej, i o co trzeba zadbać, żeby nagrania poszły jak po sznurku.

W latach 2014 – 2017 mieszkaliśmy w domu

Taki miałem widok z biura, które mieściło się na piętrze.
Tak, był tam kosz na środku trawiastego podwórka 😉 

Wiedziałem, że dzień przed nagraniami powinienem poinformować sąsiada, że następnego dnia będziemy nagrywać i byłoby miło, gdyby nie kosił trawy.

Tego typu rzecz naprawdę kiedyś się zdarzyła. Byliśmy ze wszystkim gotowi do nagrywania i nagle wrrrrruuuummmm… sąsiad odpalił kosiarkę.

Nie mogłem mieć o to do niego pretensji. Po prostu wiedziałem, że planując kolejne nagrania muszę poprosić sąsiadów o wstrzymanie się z pracami, które wymagają używania hałaśliwych maszyn.

Sporządziłem też listę punktów, które muszą zostać odhaczone, aby powstał artykuł na blog „Liczy się wynik”. Lista zawiera wszystko od pomysłu, aż po ostatni element promocji.

Bo to, że artykuł jest opublikowany na blogu to jeszcze nic. Świat musi się jeszcze o nim dowiedzieć. Trzeba napisać i wysłać mailing, zrobić zajawkę na Facebooka, przygotować grafiki promujące, treści na remailing itp. Zazwyczaj promocja artykułu wymaga takiego samego wkładu energii, ile włożyliśmy w jego powstanie.

W czasie promocji dochodzi jeszcze dialog ze społecznością, bo piszecie maile, komentujecie tutaj na blogu, oraz na fanpage.

Do niedawna mieliśmy również procedurę odnośnie wynajmu studia.

Jak wspomniałem, do listopada 2017 mieszkałem w domu, w którym miałem 60m2 biuro na piętrze. W jednej części pracowałem, miałem tam biurko, komputer, a w drugiej było ministudio.

Jednak tej drugiej części nie wykorzystywałem permanentnie. Bywało, że przez kilka tygodni z rzędu nic nie nagrywaliśmy.

Uznaliśmy, że możemy to wynajmować. Jeśli ktoś chciał nagrać materiały do swojego kursu, albo materiały na swój kanał YouTube, to mógł do nas przyjechać i nagrać swój materiał.

Wiedzieliśmy, jak to będzie wyglądać od momentu, gdy ktoś napisze do nas e-mail z prośbą o wynajem, po moment, gdy ta osoba wyjedzie z surowym materiałem albo po montażu.

Oprawa graficzna tych procedur jest dość niestandardowa, ale uznaliśmy, że podsyłając to w takiej formie zwiększamy szansę na decyzję, że klient podejmie z nami współpracę 😉

Przełomowy projekt

Przełomem okazała się kampania promująca kurs „Liczy się strategia” i wszystko co się wydarzyło po okresie promocji.

W momencie sprzedaży miałem gotową tylko część nagrań. Reszta powstawała w locie. Uczestnicy tego kursu dostawali sukcesywnie raz w tygodniu materiały, które ja nagrywałem.

Plan był taki: nagrywam materiał, przekazuję go montażyście, ten odsyła mi wersję beta, którą ja wysyłam do dziewczyny zajmującej się transkrypcją. Ostatnie kroki to zamieszczenie materiałów na platformie i obsługa klientów. Zrobiliśmy aż 186 filmów, więc jak się pewnie domyślasz była z tym masa roboty.

Jednocześnie musiałem tworzyć mapy myśli, nagrywać i wykonywać telefony do klientów. Wpadłem na szalony pomysł, że do pierwszych pięćdziesięciu osób, które nabędą ten kurs, będę dzwonił i zadawał między innymi takie pytania jak:

  • Na jakim etapie przerabiania kursu jesteś?
  • Co już przerobiłeś?
  • Czego jeszcze nie przerobiłeś (i dlaczego)?

Mówiąc wprost –  trochę kopałem uczestników kursu w tyłek.

Przez wiele tygodni pracowałem non stop. Żadnego odpoczynku, żadnych wolnych weekendów. Tempo pracy było zabójcze.

Współpraca z RBC

Po zakończeniu wszystkich prac nad kursem LSS zaangażowałem się w pracę nad kursem online Kamili Rowińskiej. Moją rolą było przygotowanie kampanii promocyjnej od strony strategicznej.

Już piszę jak to wszystko wyglądało. Zanim zrobiłem swoją kampanię, odezwała się do mnie Agnieszka (Head Of Marketing w RBC) z pytaniem, czy mogę zrobić dla zespołu RBC szkolenie z tego, jak z pompą wprowadzić na rynek kurs online.

Dograliśmy terminy i zaczęliśmy pracować nad projektami RBC po zakończeniu prac nad kursem „Liczy Się Strategia”.

Jasno od początku komunikowałem, że możemy działać, ale najpierw muszę dokończyć swoje tematy.

Pierwszym projektem nad jakim pracowaliśmy był kurs online “Kobieta Niezależna”. Wtedy jeszcze wszystkim zajmowałem się sam.  Nie mieliśmy wypracowanego systemu komunikacji, więc używaliśmy najczęściej emaila, który jest turbonieefektywny jeżeli chodzi o zarządzanie wielowątkowym projektem.

Przez to, że korzystaliśmy z maila niektóre sprawy “gdzieś” ginęły.

Ktoś coś wspominał w jakimś wątku, ale weź tego szukaj jak masz otwartych dwanaście tematów i w każdym po kilkadziesiąt mailowych wymian. Sam nie wiem jak my się w tym odnajdowaliśmy 😀

Z tego wynikło kilka małych pożarów. Coś było powiedziane, potem zapomniane, a potem to zapomniane było potrzebne na już. Znasz to?

Najczęściej chodziło o jakieś drobne rzeczy typu brakująca grafika, albo zły tekst na grafice, albo, że do konkretnej daty przypisany był nie ten dzień tygodnia, który powinien być.

Serio, gdybym chciał dać komuś przepis na zamieszanie w zarządzaniu projektem to brzmiałby on tak: „komunikujcie się za pomocą maila”. To wystarczy.

W trakcie kampanii cały czas pojawiały się też nowe pomysły, więc praca wymagała kolosalnej ilości energii.

Mówię Ci o tym, ponieważ ten rys historyczny, który teraz tu przedstawiam ma znaczenie dla całego procesu, przez który przeszliśmy w LiczySieWynik.pl

Pierwsza edycja kursu „Kobieta Niezależna” wyszła wyśmienicie. Zrobiliśmy kapitalny wynik i od razu dostałem propozycję, by działać przy drugiej edycji. Bez chwili zawahania stwierdziłem: „Ok, wchodzę w to”.

Tym razem do całego zadania podszedłem z większą rozwagą. Wiedziałem ile zadań jest do wykonania przy kampanii i ile rzeczy jest do skoordynowania. Potrzebowałem pomocy, żeby zrobić to na jeszcze wyższym poziomie. Poza tym powoli chciałem szykować grunt pod swoje projekty.

Gdybym chciał to wszystko robić w zaplanowanym czasie, to musiałbym się albo rozdwoić, albo mój czas z rodziną ograniczały się tylko do tego, że przychodzę do domu spać. To nie wchodziło w grę.

Potrzebowałem do pomocy kogoś, kto zdejmie ze mnie część obowiązków. I od lutego pracuje ze mną Kamil, który jest koordynatorem projektów w LiczySieWynik.pl. Wspólnie zaplanowaliśmy strategię dla drugiej edycji kursu “Kobieta Niezależna”.

Wszystko poszło dużo sprawniej, ponieważ przygotowaliśmy wstępną dokumentację, kto, do kogo i co przekazuje, mieliśmy plan działania i spis potrzebnych plików.

W marcu 2018 zrobiliśmy jeszcze jedną kampanię – „Asertywność w pracy i w rodzinie”, gdzie wszystko pogrupowaliśmy na tip top. Całość przebiegła niesłychanie sprawnie.

W tej chwili koordynujemy projekt „Maksymalna produktywność”, ale ze względu na własne projekty chcieliśmy jak najwięcej rzeczy oddelegować.

Ponadto chcieliśmy się usunąć z niektórych procesów bo najprościej rzecz ujmując – byliśmy zbędnym ogniwem w komunikacji. Chodziło o takie sytuacje, gdzie ktoś z RBC pisał do nas w sprawie grafiki, a my pisaliśmy do graficzki. Zdecydowanie szybciej i efektywniej dla całego projektu było, gdy osoby z RBC kontaktowały się z osobami odpowiedzialnymi za grafię pomijając nas 😊

Takie rzeczy wychodzą w dużej mierze dzięki temu, że rozpisaliśmy wszystkie procesy i przebieg całej komunikacji w delegowaniu. Tym razem po naszej stronie zostało zaplanowanie strategii i monitoring wszystkich działań.

Jednak żeby wszystko przekazać, co i jak się dzieje, co ,do kiedy i kto ma zrobić, w jakiej kolejności, to wszystko musiało być uporządkowane i zaplanowane w najdrobniejszych szczegółach.

Teraz wszystko zorganizowane jest tak, że każdy z podwykonawców widzi jak wygląda cały proces. Jeżeli jedna osoba zawali coś terminowo, to to nie jest tak, że „ej, nic się nie stało, dajcie spokój, dwa dni to różnicy nie zrobi”.

Bo te dwa dni przesuwa nam cały łańcuch dostawy.

Te wszystkie kampanie, w których proces działania miał „dokręcane śrubki”, sprawiły, że teraz wszystko idzie jak po maśle.

Jednak, żeby dojść do takiej płynnej pracy za każdym razem wyciągaliśmy wnioski. Spisywaliśmy, jak przebiegała kampania od a do z, co poszło dobrze, co źle, tworzyliśmy tabele, plany, instrukcje. To nas nauczyło, że im więcej potu na treningu, tym mniej krwi na ringu.

RODOsne zmiany

Kolejnym przyczynkiem, aby wszystko usprawnić, było RODO (rozporządzenie o ochronie danych osobowych) – postrach roku 2018. Dostosowanie się do nowych przepisów wiązało się z tym, że rozpisaliśmy całą ścieżkę, jaką przechodzą dane użytkownika od pojawienia się na blogu, przez zapis na newsletter, po np. wystawienie faktury, jeżeli ta osoba zostaje naszym klientem.

Wcześniej nie było aż tak szczegółowo rozpisane jak teraz. To nam mocno uporządkowało całą firmę. Stwierdziliśmy, że idziemy za ciosem i…

Porządkujemy wszystko!

Skończyliśmy RODO, ale ustaliliśmy, że robimy dokumentację dosłownie do wszystkiego. Porządkujemy m.in. takie rzeczy jak:

  • proces rekrutacji,
  • przebieg kampanii,
  • procesy zarządcze,
  • procesy pomocnicze,
  • jak powstaje kontent bezpłatny i płatny itd.

Dokumentujemy wszystko co jest składową konkretnych procesów i procedur.

Czy procedury to konieczność?

Być może zastanawiasz się, czy procedury są konieczne.

Prawdopodobnie nie przepadasz za dokumentacją. Doskonale to rozumiem. Długo na samą myśl o tym wszystkim miałem mdłości.

Nie lubimy robić procedur, bo kojarzą się z biurokracją i niepotrzebną papierkologią. Bezdusznymi urzędami i panią z dziekanatu, która mówi, że czegoś nie może zrobić, bo takie ma wytyczne i co mi pan zrobisz. Ten wstręt do procedur jest zrozumiały.

Przecież masz małą, szybką i zwinną firmę. Nie chcesz być jak te wielkie bezduszne korporacje działające w oparciu o procedury.

Ale wiesz co? To jest błędne podejście. Dzięki temu, że małe firmy mają procesy, procedury, instrukcje, stają się dużymi firmami. To nie jest tak, że duża firma ma procedury, bo jest duża, tylko mała firma miała procesy i procedury, i DLATEGO stała się duża.

Co zatem robią firmy, które przeskakują kolejne stadia rozwoju w niesłychanie szybkim tempie, i co bagatelizują takie firmy, które przez lata są w stagnacji?

Dokumentację.

Dokumentację tego, w jaki sposób coś robić. Krok po kroku. Tak dokładnie jak tylko się da.

Gdy spojrzysz na największe firmy franczyzowe oferujące fast foody, to zobaczysz, że tam jest prawie wszystko skodyfikowane.

“Ok, zrobię te procedury i będę miał to z głowy!”

No nie do końca.

Procesu dokumentowania nie da się zrobić raz na zawsze. On będzie nieustannie trwał. I cały czas trzeba coś poprawiać, usprawniać.

Zauważ, że w firmach takich jak McDonald, KFC i Burger King zachodzą nieustanne zmiany, ponieważ pojawiają się nowe trendy, np. na zdrowe żywienie.

Ponadto w McDonalds’ach powstały kawiarnie, na które wydzielone są odrębne przestrzenie. Zdarza się i tak, że kawiarnia działa jako zupełnie oddzielne miejsce. Tak jest np. w Galerii Krakowskiej.

W takiej kawiarni jak zamawiasz ciastko, to nie jest ono podane w kartonie, tylko na eleganckim talerzyku, a kawę podają nie w papierowym kubeczku, tylko w filiżance.

 

Ponadto w McDonaldzie wprowadzone są automaty do zamawiania. Są wprowadzone zmiany wystroju, jest wprowadzone oświetlenie ledowe,  wprowadzono także kioski do zamawiania jedzenia i aplikacje oferujące kupony.

Dzisiaj wszyscy chodzimy ze smartfonami, więc oni muszą trzymać ciągle rękę na pulsie. Jak widzisz, nie da się tego zrobić raz i mieć to na całe życie. Cały czas trzeba to usprawniać.

System i podsystemy

Każdy system składa się z wielu podsystemów.  Firma także jest systemem, który ma wiele małych podsystemów takich jak – produkcja wideo, produkcja tekstów, marketing w social mediach, sprzedaż, obsługa klienta, obsługa posprzedażowa i wiele, wiele innych.

Jeżeli podsystemy nie będą działały sprawnie, to jak firma ma przynosić takie wyniki o jakie nam chodzi? Tak jak z samochodem – wystarczy, że w jednym kole będzie „kapeć”, a cały samochód już nie pojedzie tak sprawnie, jak wtedy, kiedy wszystko jest w najlepszym porządku.

Ty też jesteś systemem

Gdybyśmy porównali to do naszego ciała, które również jest systemem, to jeżeli zadbamy o podsystemy, takie jak sen, odżywianie, aktywność fizyczna, relacje, emocje, i edukacja, to wszystko wpłynie na Twój organizm. Na Twoją kondycję, nie tylko fizyczną, ale także mentalną. Twoje ciało będzie lepiej funkcjonowało na każdej płaszczyźnie.

W firmie trzeba zrobić dokładnie to samo. Musisz przyjrzeć się firmie jak takiemu wielkiemu systemowi. Trzeba go rozmontować, a następnie poszczególne jego elementy usprawniać  jeden po drugim.

My w LiczySieWynik.pl przechodzimy przez to przez ostatnie półtora miesiąca. Rozkładamy wszystko na drobne elementy, zastanawiając, co działa, jak działa, komu przekazywane są te informacje, co ma zadziać się dalej.

Co zrobiliśmy w mojej firmie, widzimy naprawdę konkretne efekty, ale przykłady tych usprawnień, które zrobiliśmy, pokażę Ci w jednym z kolejnych nagrań.

Tak to wyglądało u mnie. Natomiast powodów, żeby wprowadzić standardy w firmie jest znacznie więcej. Oto one.

19 powodów, dla których powinieneś wprowadzić procedury w swojej firmie

1. Firmy z procedurami zawsze wygrywają z firmami, które ich nie mają

Jeżeli masz spisane, co i jak robisz, masz spisane wnioski, poprawiasz instrukcje, uczysz się na błędach, to rozwijasz się szybciej niż firma, która działa na pamięć, po omacku, i która prawdopodobnie popełnia po wielokroć te same błędy.

2. Dzięki procedurom zbudujesz kulturę firmy

Jeśli zależy Ci na zdrowiu, to prawdopodobnie chcesz zatrudniać osoby, które nie palą papierosów. Chcesz, aby Twoi pracownicy mieli energię, bo dzięki temu dają z siebie 100% w pracy. Są wydajni i efektywni właśnie dlatego, że dbają o swoje zdrowie i o swoją energię.

Kultura firmy i zasady z nią związane są pewnego rodzaju kompasem. Jasno wyznaczasz komu Twoja firma ma służyć. Z kim chcesz współpracować, a z kim nie.

Swego czasu dostałem bardzo intratną propozycję reklamową od dużej firmy, która specjalizuje się w zakładach bukmacherskich. Chcieli wykupić wpis sponsorowany i byli gotowi zapłacić za to kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Natomiast ustaliliśmy, że są takie branże i produkty, których reklamować nie będziemy. Nie i już.

3. Procedury pomogą Ci osiągać cele strategiczne

Postępowanie według określonej instrukcji przyczynia się do lepszej koncentracji i pobudza energię. Jeżeli mamy wypisane konkretne cele strategiczne, procesy i procedury, to wiemy w jakim kierunku idziemy, i w jakie projekty wchodzimy, a które kategorycznie odrzucamy.

Posiadanie procedur wpływa też na zespół. Kiedy ludzie wiedzą dokąd zmierza firma, co chce osiągnąć i  komu pomóc, to motywacja do pracy mocno rośnie.

Aby łatwiej nam było trzymać się obranego kursu spisaliśmy kryteria jakie musi spełniać projekt, w który możemy się zaangażować. Kryteria podzieliliśmy na takie, które mogą podlegać negocjacjom i takie, które są absolutnie nienegocjowalne.

Kliknij tutaj, aby zapoznać się z listą naszych kryteriów

Kliknij tutaj, aby zapoznać się z listą naszych kryteriów

Pytania jakie sobie zadajemy przed zaangażowaniem się w jakikolwiek projekt to:

Nienegocjowalne:
Czy to jest nasz projekt? TAK / NIE
Czy mamy na to czas, przestrzeń i inne zasoby? TAK / NIE
Czy projekt/produkt jest skalowalny? TAK / NIE
Czy projekt/produkt jest społecznie użyteczny? TAK / NIE
Czy pracując nad tym projektem my też “rośniemy”? TAK / NIE
Czy klient wróci do nas po więcej? TAK / NIE
Czy pracujemy z aspiracjami, a nie problemami? TAK / NIE
Czy projekt jest nastawiony na rozwój, a nie wyciąganie za uszy z bagna? TAK / NIE
Czy trend tego tematu jest wznoszący? TAK / NIE
Czy ktoś się reklamuje w tym segmencie rynku? TAK / NIE
Czy do danego projektu łatwo znajdziemy podwykonawców? TAK / NIE

Jeżeli jakiś pomysł narusza którykolwiek z punktów nienegocjowalnych, to od razu go odrzucamy i nie ma tu żadnych dyskusji.

Gdyby to nie było spisane, to istnieje szansa, że z jakiegoś powodu moglibyśmy się ugiąć. Była by przestrzeń do rozmów w stylu: “No wiecie, ten projekt to nie do końca jest nasz, mieliśmy takich rzeczy nie robić, no ale jednak kasa się przyda”. Jak widzisz zaczyna się kombinowanie.

W momencie gdy masz tardo udokumentowane, że projekty w które wchodzisz muszą spełnić określone kryteria to decyzja jest prosta. Wszystko jest czarno na białym. Pojawia się jakaś współpraca, to nakładamy to na nasze kryteria. Jak pasuje, to pasuje, jak nie pasuje, to dziękuję bardzo, adios muchachos.

4. Procedury nauczą Cię, jak przekazywać zadania

Ludzie nie potrafią czytać w myślach. Nawet na to nie licz. Jeżeli zatrudniasz osobę, która ma odbierać e-maile, to powinna ona doskonale wiedzieć, co ma robić z różnego rodzaju wiadomościami.

Ktoś pisze e-mail z podziękowaniem? Ona wie, jak takiej osobie odpisać. Ktoś pisze z propozycją współpracy? Wie, czy od razu odmówić, czy rozważyć decyzję. Ktoś pisze, że mu coś nie działa? Wie, jak zareagować i jakie podjąć działania naprawcze. Ktoś zgłasza reklamację lub informuje o swoim niezadowoleniu? Wie, jak takiej osobie grzecznie i kulturalnie odpowiedzieć.

A skąd ta osoba to wszystko wie?

Bo została poinstruowana jak ma odpowiadać w każdej takiej sytuacji.

To jest bardzo istotne. Ty jako przedsiębiorca musisz pokazać, w jaki sposób reagować na tego typu wiadomości – bo skąd ma to wiedzieć Twój nowy pracownik?

Jak to zrobić? Pokaż jak Ty odpowiadałeś na wiadomości, lub stwórzcie wspólnie szablony odpowiedzi. Wtedy wszystko będzie się działo tak, jak Ty chcesz, żeby się działo.

Oczywiście możesz też nic z tym nie robić. Ale potem nie żal się, że ludzie to idioci, że nikt Cię nie rozumie, że na prostego maila nie potrafią poprawnie odpowiedzieć. Możesz wyrywać sobie włosy z głowy i mieć pretensje do całego świata, że nikt Cię nie rozumie.

Przecież to jasne, że Cię nie rozumie! Nikt nie wejdzie do Twojej głowy, nie podepnie pendriva, i nie zgra sobie Twojego podejścia, ani Twojej postawy. Skąd ten człowiek ma to wiedzieć jeśli mu tego nie wytłumaczysz?

Niestety takie nastawienie kończy się zazwyczaj tak, że sfrustrowany przedsiębiorca stwierdza, że “najlepiej jak ja sobie wszystko zrobię sam”. I zarzyna się od rana do nocy.

Jeżeli pracownik nie wie jak coś ma być zrobione, to prawdopodobnie dlatego, że mu nie pokazałeś jak to ma być zrobione. Jak będzie dokumentacja składająca się z procesów, procedur i instrukcji, to delegowanie zadań będzie dużo prostsze.

5. Procedury pokażą, z czego składa się działanie

Jakie konkretnie kroki trzeba wykonać? W jakiej kolejności? Kto jest za każdy z nich odpowiedzialny? Jakie zasoby i jakie narzędzia są potrzebne do danego zadania? Czy obecny proces wykonywania danego zadania jest najszybszy? Czy nikt nie ma w nim pustych przebiegów?

To wszystko wyjdzie jak rozpiszesz na papierze z jakich kroków składają się projekty, które robisz. Może się okazać, że wiele działań można usprawnić, lub całkowicie je usunąć.

W LiczySieWynik.pl mamy taką zasadę, że jedna osoba jest liderem projektu. Oczywiście nie robi wszystkiego sama. W projekt może być zaangażowane nawet kilka osób, ale jedna z nich odpowiada za to, żeby cały ten proces przebiegał doskonale. Zadaniem tej osoby jest dopilnowanie, żeby wszystko szło zgodnie z planem.

6. Dzięki procedurom Twój zespół osiągnie większą efektywność

Jeśli nie ma określonego systemu pracy, pracownik będzie wykonywał dane zadanie na swój sposób – być może taki, który Ci nie odpowiada. Tylko czyja to jest wina, że pracownik nie wykonuje zadania zgodnie z oczekiwaniami, skoro nie przekazano mu jakie są oczekiwania? W takiej sytuacji winnego możesz szukać tylko w jednym miejscu.

Chcesz wiedzieć gdzie? Kliknij tutaj

PRZED LUSTREM!!!

Jeżeli siedem osób obsługuje klientów, ale nie mają żadnej dokumentacji, to masz jak w banku, że każda z nich robi to inaczej. Jak myślisz – jak czuje się klient, który za każdym jednym razem jest zaskakiwany? Czuje spokój? Zaufanie? Nie sądzę.

W przypadku handlowców jest dokładnie to samo. Jeżeli każdy z nich będzie sprzedawał tak jak uważa, że powinno się sprzedawać, żaden nie dostanie konkretnego skryptu, to masz problem.

Co powinieneś zrobić?

Usiąść z najlepszymi i zastanowić się, który sposób prezentacji produktu osiąga najlepsze wyniki, który sposób wydaje się najmądrzejszy. Jak zostanie to wypracowane, to powinieneś to  spisać udokumentować. Być może warto stworzyć cały proces na podstawie poszczególnych elementów, które sprawdziły się u różnych osób?

Jak taki dokument powstanie, to czas zabrać się za testy: bierzemy handlowców, którzy radzili sobie przeciętnie, dajemy im skrypty i mają pracować zgodnie z jego założeniami. Jeśli wyniki się poprawią, to doskonale!

Wówczas nowy pracownik dostanie gotową instrukcję, będzie wiedział, co dokładnie ma robić, i nie będzie musiał kombinować.

Oglądałeś kiedyś MasterChefa?

Uczestnicy mają dokładnie to samo zadanie do wykonania i mają na to określony czas. Wtedy wychodzi ich doświadczenie. Są osoby, które postępują zgodnie z przepisem, a są takie, które działają spontanicznie – bywa, że tracą cenne minuty, bo czegoś nie przewidziały.

Przykładowo do przygotowania jakiegoś dania może być potrzebny piekarnik. Doświadczona osoba włączy go od razu, bo wie, że piekarnik potrzebuje kilku minut, żeby nagrzać się do 220’C.

Innym razem do przygotowania konkretnej potrawy mogą potrzebować wrzątku. Jeśli ktoś nie zacznie przygotowań od wstawienia wody, to za kilka minut będzie w lesie, bo on dopiero będzie ten wrzątek wstawiał.

Niektórzy zawodnicy często wygrywają z innymi nie dlatego, że są lepszymi kucharzami, ale dlatego, że są efektywniejsi. Najpierw czytają cały przepis i zaczynają gotowanie od spraw strategicznych, takich jak właśnie podgrzanie piekarnika, czy zagotowanie wody.

7. Procedury usprawnią działanie

Gdy rozpiszesz zadania, może okazać się, że nie wszystko musi robić człowiek. Wiele czynności na 100% można zautomatyzować, np. wystawianie faktur, udzielanie dostępu do kursu itp. Kiedy ktoś kupuje nasz kurs on-line, sam uzupełnia swoje dane, zaznacza, że chce fakturę, i podaje dane firmy.

To wszystko zostaje wysłane do systemu Fakturownia, który automatycznie generuje fakturę i wysyła ją na e-mail danej osoby.

Podobnie jest z dostępem do kursu – płatność zostaje automatycznie zatwierdzona, klient dostaje e-mail z danymi do logowania, sprawdza, czy wszystko działa. W ten sposób kursy sprzedają się 24 godziny na dobę. Dopiero gdy coś się popsuje, to wkraczamy do akcji. Sprawdzamy co się wydarzyło i staramy się tak to naprawić, żeby problem już nigdy więcej się nie pojawił.

8. Procedury spowodują obniżenie kosztów

Jeżeli będziesz miał spisane procesy, procedury, zasady, instrukcje, checklisty, to Twoje koszty ulegną obniżeniu. Jak to możliwe? Ponieważ wtedy odkryjesz niepotrzebne kroki, bezsensowne działania, puste przebiegi. To wszystko wyjdzie, gdy rozbijesz proces “na atomy”. Wtedy jesteś w stanie wyeliminować zbędne ogniwa w tzw. łańcuchu produkcji.

Oto przykład: Wideo do naszego projektu Poranny Inspirator były dostępne wyłącznie na YouTubie. Wpadliśmy na pomysł, aby udostępniać je też na Facebooku i w ten sposób dotrzeć do nowych osób.

Procedury postępowania wyglądają następująco:

  • Ściągamy paczkę 20 plików wideo
  • wysyłamy je do eKorekty24, która przygotowuje napisy
  • Ola wgrywa te odcinki na YouTube’a w trybie „niewidoczne”
  • Gdy dostaje napisy od eKorekty24, dopasowuje je na YouTubie (ich narzędzie do dodawania napisów sprawdza się u nas doskonale)
  • Następnie pobiera je w pliku SRT i wgrywa na Dropboxa do konkretnego folderu
  • Krzysztof, który zajmuje się udostępnianiem tych wszystkich materiałów na Facebooku, dostaje informację, że napisy są gotowe
  • Pobiera je, umieszcza odcinek Porannego Inspiratora na Facebooku
  • Dodaje napisy i ustawia datę publikacji

Potem tylko monitorujemy czy dany odcinek ukazał się zgodnie z planem.

W całym tym procesie wyeliminowane są wszystkie zbędne ogniwa. Mógłbym w nim uczestniczyć jako pośrednik między Olą, eKorektą24 a Krzyśkiem. Wtedy wyglądałoby to tak:

  • Ola zgłasza do mnie: „Bartek, pobierz mi te 20 plików”.
  • Ja je pobieram i informuję o tym Olę
  • Skoro już do niej piszę, to co mi szkodzi wysłać jeszcze jednego maila. Wysyłam maila do eKorekty z prośbą o zrobienie napisów
  • Napisy wracają do osoby, która się z nimi kontaktowała. Czyli do mnie.
  • Wtedy ja zgłaszam Oli: „Ola eKorekta przysłała mi napisy, to możesz dopasowywać”.
  • Ola: „OK, to ja to dopasowuję”
  • Po dopasowaniu zgłasza mi: „Bartku, dopasowałam już napisy”.
  • Wgrywam je na Dropboxa i informuję o tym Krzysztofa: „OK, Krzysiek już możesz pobrać sobie te napisy z Dropboxa”

Tak mogłoby to wyglądać.

Ale po co?

Przecież taka praca, to jakiś dramat! Dlatego ja jestem wyeliminowany z całego tego procesu. Mnie tam w ogóle nie ma. Oni robią to między sobą i działa to doskonale.

Efekt jest taki, że w poniedziałek o 6.30 widzę na Facebooku nowy odcinek Porannego Inspiratora, chociaż w ogóle do tego nie przyłożyłem ręki.

To wszystko za pomocą procedur, które chronią nas przed popełnianiem tych samych błędów i rozwiązywaniem w kółko tych samych problemów. Procedury to „antywirus” na marnotrawstwo czasu, energii i przede wszystkim pieniędzy.

9. Dzięki procedurom będziesz bardziej odporny na emocje

Jako człowiek doświadczasz różnego rodzaju emocji. Jesteś np. wściekły, rozdrażniony, albo rozczarowany czyimś zachowaniem. Norma.

Jak działać efektywnie, kiedy w środku cały się gotujesz? Procedury są w takich sytuacjach zbawienne.

Bo nawet jak kipisz ze złości, ale postąpisz zgodnie z instrukcją, krok po kroku wykonasz kolejne zadania, to zrobisz dobrą robotę.

Nawet jak masz w życiu różne turbulencje, które spędzają Ci sen z powiek, a masz do napisania artykuł, to sama praca twórcza może nie pójdzie zbyt dobrze, ale nadal możesz:

– sprawnie przeprowadzić research,

– zaplanować, jaką ścieżką chcesz poprowadzić czytelnika,

– zaplanować cel artykułu

– zebrać i zaplanować listę pomysłów na promocję danego materiału

Takie rzeczy metodyczne spokojnie możesz zrobić bez względu na to, jakie w tej chwili kotłują się w Tobie emocje.

Procedury chronią więc Twój biznes przed czymś, co jest bardzo destabilizujące, a mianowicie… przed Tobą samym.

Mowa tu nie tylko o negatywnych emocjach.

Jeżeli jesteś taką osobą jak ja (czyli masz milion pomysłów na minutę), to procedury pomogą Twojej firmie dowieźć do końca projekty, które już są rozpoczęte. Uchronią firmę przed destabilizacją, która pojawia się jak lider ma tendencję do rozgrzebywania nowych rzeczy.

10. Dzięki procedurom zachowasz cenną wiedzę

Przeprowadziłeś świetną rekrutację i niesamowicie zdolny człowiek dołącza do Twojego zespołu? Brawo Ty!

Powiedzmy, że naprawdę dokonałeś świetnego wyboru i nowy pracownik to prawdziwy as: wie jak zrobić webinar, wie jak sprzedawać i jak obsługiwać klientów. Lepiej trafić nie mogłeś, zgadza się?

Tak i nie.

Wyobraź sobie, że pewnego pięknego dnia ten pracownik przychodzi do Ciebie i mówi: „Wiesz co, chciałbym zmienić pracę. Odchodzę.”

Jeśli nie spiszecie, co ten pracownik robił krok po kroku, z kim i jak się kontaktował, jak wykonywał swoje zadania itp. to odejdzie z Twojej firmy z cennym know-how. I będzie panika, oj będzie.

Zauważ, że w McDonaldzie może pracować prawie każdy – jeżeli tylko ma podbitą książeczkę sanepidowską. Nie trzeba mieć talentu, nie trzeba być uznanym kucharzem. Dlaczego? Bo w McDonaldzie doskonale funkcjonują procesy i procedury.

Oni mają szczegółowo opisane, skąd należy wziąć bułki, gdzie je położyć, ile ma się smażyć mięso, w jakiej temperaturze, po jakim czasie należy je odwrócić, czym wypełnić kanapkę, w jakiej kolejności itd. Wystarczy trzymać się instrukcji.

Podobnie jest z meblami z Ikei. Nie musisz być superrozgarniętym człowiekiem, żeby poskładać ich meble. Jeśli tylko będziesz podążał za instrukcją wszystko będzie dobrze.

Warto więc chronić swoją firmę, by wiedza została w niej niezależnie od tego, czy pracownik zmieni pracę, będzie chciał założyć własną firmę, czy będzie miał kłopoty zdrowotne uniemożliwiające wykonywanie pracy.

Mając procesy, procedury i instrukcję jego zadania szybko będzie mógł przejąć ktoś inny.

11. Procedury umożliwią właściwą ocenę pracy

Jak ocenisz pracowników, jeśli nie masz żadnych kryteriów? Po czym poznasz, że praca jest wykonywana dobrze?

Jeśli efekt jest zły, ale pracownik podążał za instrukcją, którą dostał, to głupotą jest reprymenda dla pracownika.

Zawiodła instrukcja, a nie człowiek i powinieneś o tym pamiętać.

Natomiast jeśli procedura jest dopracowana, prowadzi za rękę co i jak trzeba zrobić, a mimo to któryś z pracowników się tego nie trzyma (co generuje różnego rodzaju problemy), to masz konkretny argument w momencie, gdy przyjdzie do oceny jego pracy.

12. Dzięki standaryzacji udoskonalisz pracę firmy

Gdy nie ma procedur, to nie wiadomo, czy firma się rozwija. Nie wiadomo, czy idzie w tym kierunku, w którym chcesz, żeby szła. Bo skąd masz to wiedzieć?

Skąd masz wiedzieć, czy firma się rozwija jeśli wszystko jest tylko w Twojej głowie? Oczywiście możesz to weryfikować stanem konta, ale wśród wielu zmiennych trudno to w pełni kontrolować.

Może okazać się, że zarabiasz więcej, ale też więcej wydajesz, więcej inwestujesz, masz do zapłacenia wyższe podatki i de facto kilka niezapłaconych faktur od kontrahentów dzieli Cię od dużych problemów finansowych.

Musisz ustalić jasne kryteria, dzięki którym będziesz wiedział, czy firma zmierza w takim kierunku, jaki sobie wyznaczyłeś.

13. Procedury usprawnią proces obsługi klienta

Zauważ, że my jako klienci lubimy powtarzalny, ustandaryzowany proces obsługi. Bez względu na to czy idziesz do fryzjera, czy do barbera, czy do kosmetyczki, to lubisz (nawet zupełnie nieświadomie) pewną przewidywalność.

Wiesz, że jak się umówisz na 17:00, to najpóźniej o 17:10 będziesz na fotelu. Wiesz, że obsługa już Cię zna i prawdopodobnie przywitają Cię po imieniu. Następnie wskażą Ci fotel, na którym masz usiąść, założą fartuch i zacznie się ceremonia strzyżenia brody.

Lubimy powtarzalność tego całego procesu bez względu na to, czy jedziemy z samochodem do mechanika, czy idziemy do fryzjera, lub do podologa, czy korzystamy z jakiejkolwiek innej usługi. Lubimy, gdy wiemy, czego spodziewać się po danym miejscu. Wręcz czulibyśmy się źle, gdyby proces, do którego jesteśmy przyzwyczajeni został zaburzony.

Wyobraź sobie taką sytuację: idziesz do restauracji. Kelner przynosi menu i za chwilę pojawia się ze starterem. Powiedzmy, że przynosi kilka rodzajów pieczywa, dwa rodzaje smalcu w małych, glinianych słoiczkach i do tego kilka ogórków kiszonych.

Odwiedzasz tą restaurację drugi, trzeci, czwarty raz i za każdym razem pojawia się ten starter.

Pewnego razu chcesz do tej restauracji zabrać znajomych. Zachwalasz miejsce i mówisz: “Słuchajcie, zanim dostaniemy zamówione dania, to kelner przynosi takie pyszne pieczywo, i taki smalec, że normalnie niebo w gębie”.

W ustalonym dniu o ustalonej godzinie siadacie przy stoliku. Podchodzi kelner, zbiera zamówienia i odchodzi. Mija minuta – starterów nie ma. Mija druga, trzecia, piąta – nadal nic. Znajomi pytają się Ciebie co z tym pieczywem i smalcem, który tak zachwalałeś.

Co czujesz? Zaskoczenie? Zakłopotanie? Wściekłość? Irytację?

Widzisz, proces, do którego Cię przyzwyczajono nagle nie działa.  Wystarczy jeden taki incydent, żebyś już nigdy więcej tam nie wrócił.

Zauważ, że powtarzalność prowadzi do zaufania, a zaufanie prowadzi do lojalności. A lojalność bezpośrednio przekłada się na to, że długofalowo konkretny klient zostawi w naszej firmie więcej pieniędzy.

Jak zatem możemy wypracować powtarzalność? Odpowiedź nasuwa się sama: musi być wprowadzona standaryzacja.

14. Procedury wspomogą proces rekrutacji

Masz w planach budowanie zespołu? Zanim kogokolwiek zatrudnisz zastanów się nad ustaleniem konkretnych zasad. Jeśli nie ustalisz:

  • Jakie kompetencje są niezbędne na danym stanowisku?
  • Jakie kompetencje są mile widziane?
  • Jakie będą codzienne obowiązki zatrudnionej osoby?
  • Jakie będą sporadyczne obowiązki?
  • Jakie są Twoje oczekiwania?

…to efekty zatrudnienia będą opłakane. Bez ustalenia konkretnych zasad wpadasz w pułapkę “dobrego wrażenia”. Ktoś Ci się spodoba, bo ma dobrą gadkę, bo przerobił pytania jakie padają na rozmowach kwalifikacyjnych, bo dobrze wygląda.

Jednak to może się mieć nijak do kompetencji danego kandydata. Może się okazać, że osoba, która świetnie wypadła na rekrutacji kompletnie nie poradzi sobie “w polu”.

Dzięki konkretnym procedurom zatrudnisz lepsze osoby, a pracownicy szybciej staną się samodzielni.

15. Dzięki procedurom zaoszczędzisz czas poświęcany na szkolenia pracowników

Z procedurami wdrożenie nowo zatrudnionych osób będzie bardzo szybkie i proste.

Gdzieś kiedyś widziałem badania, że w pewnej firmie proces szkolenia nowego pracownika dzięki konkretnym procedurom skrócono z trzech miesięcy do tygodnia. To ogromna oszczędność dla firmy.

Nowy pracownik o wiele szybciej staje się samodzielny i zaczyna na siebie zarabiać, ponieważ perfekcyjnie wykonuje swoją pracę.

16. Procedury usprawnią komunikację

Największy zabójca zysków w biznesie to nieporozumienie.

Rozmawiasz z pracownikiem i pytasz: „Marian, możesz wykonać to zadanie?”, na co Marian odpowiada: „W porządku” – ale co dokładnie, na kiedy, w jakiej kolejności? Tego już nie ustaliliście.

Na drugi dzień zapytasz: „No i jak tam Marian? Przygotowałeś do dla mnie?”

Na co Marian: „No nie, nie mówiłeś, że to ma być na dzisiaj”,

Ty: „Ale przecież powinieneś to wiedzieć”

Marian: „Ale skąd mam wiedzieć, skoro mi o tym nie powiedziałeś”?

I zadyma gotowa 😊

Jeśli tego jasno nie określimy, będą wybuchać różnego rodzaju konflikty, co negatywnie wpłynie na stabilizację firmy. Dogadasz się łatwiej, kiedy pokażesz cały proces, szerszy kadr – dlaczego coś dzieje się tak, a nie inaczej.

Gdyby ktoś miał zastąpić Olę przy projekcie Poranny Inspiratory, to musiałby np. wiedzieć, dlaczego zaraz po tym, jak się wgra napisy na Dropboxa, należy powiadomić Krzysztofa. Jeśli to działanie nie miałoby miejsca, to ta osoba wgrałaby napisy, Krzysztof siedziałby po drugiej stronie i czekał na informację. I robota stoi. Dobra dokumentacja rozwiązuje ten problem.

17. Procedury zapewnią bezpieczeństwo

Jeśli prowadzisz firmę budowlaną, w której pracownicy poruszają się po rusztowaniu, korzystają z określonych narzędzi takich jak wiertarki czy młotki, to łatwo o wypadek.

Pracownik może uciąć lub stłuc palca. Albo spaść z rusztowania i połamać nogi – takie rzeczy mogą zdarzyć się w firmie budowlanej. Podobnie w pracy na wysokościach czy w górnictwie.

Więc jeżeli mamy zasady i procedury, to pracownik powinien wiedzieć, kiedy ma mieć na rękach rękawice, kiedy ma nosić kask, gdzie znajdzie maskę do spawania i że jeżeli coś szlifuje, to powinien mieć okulary ochronne.

To uratuje nie tylko pracownika przed ewentualnymi urazami, ale ochroni też Ciebie jako pracodawcę w momencie, gdy ktoś zechce wytoczyć Ci proces.

Dzięki procedurom możesz więc uniknąć problemów prawnych.

Ważne jest też, aby zwrócić uwagę pracowników na konsekwencje niestosowania się do zasad.

W firmach transportowych kierowca nie może przekroczyć określonego czasu pracy, bo to będzie oznaczać dla przedsiębiorstwa mandat w wysokości od 20 tys.zł do nawet 40 tys. zł. Dlatego tak istotne jest, aby każdy znał zasady i procedury postępowania.

18. Dzięki procedurom otworzysz kolejne oddziały firmy

Chcesz otwierać kolejne placówki swojej firmy? Prowadzisz pizzerię i marzysz o otwarciu 100 lokali w całej Polsce? Bez standaryzacji to się nie uda. Po prostu.

Potrzebujesz mieć dokładnie opisane:

  • Jak ma wyglądać lokal
  • Jak witani są klienci
  • Jakie ma być wyposażenie
  • Jak przygotowywane są dania
  • Skąd zamawiane są produkty

i setki innych rzeczy.

Michael Gerber taki wysoki stopień standaryzacji nazywał „Rewolucją Przekręć Kluczyk”. Naprawdę, przeczytaj tę książkę.

19. Procedury zwiększą szansę na sprzedaż firmy

W książce “Stworzona do sprzedaży” jest ciekawe informacja o tym, że większość przedsiębiorców, którzy tworzą firmę z myślą o pozbyciu się jej, zmienia zdanie po wprowadzeniu standaryzacji. Wówczas zyskują oni więcej wolnego czasu i stwierdzają, że teraz kiedy ich firma świetnie działa, to jest kurą znoszącą złote jaja. Po co więc ją sprzedawać? Lepiej otwierać kolejne oddziały.

Jeśli jednak potrzebowałbyś gotówki, masz taką możliwość. A nabywca chętniej zainwestuje w firmę, która jest uporządkowana, bo stanowi wówczas maszynę generującą pieniądze.

Te 19 punktów pokazuje, jak ważne znaczenie mają procedury dla rozwoju firmy. Jeżeli postępujesz już zgodnie z wytycznymi, pracuj nad tym, aby je rozbudować. Jeżeli uporządkowałeś w ten sposób tylko część działań, nie wahaj się przed udokumentowaniem wszystkiego.

Jeżeli w ogóle nie stosujesz procedur i nigdy tego nie robiłeś – po prostu zacznij (w kolejnych częściach dowiesz się jak się za to zabrać).

Gdybym opisał procedury w momencie, kiedy startowałem ze swoją firmą, byłbym teraz o wiele dalej. Ucz się na moich błędach, zrób to jak najszybciej i uniknij wielu pomyłek.

Mogę na Ciebie liczyć?

Będę bardzo wdzięczny jeżeli zechcesz udostępnić ten artykuł na Facebooku. Zrobiliśmy co w naszej mocy, że ten materiał był dla Ciebie na tyle wartościowy, żeby zasłużył na małą wzmiankę na Twoim facebookowym profilu 😊

Pokaż ten artykuł swoim współpracownikom i wspólnikom.

Jestem przekonany, że ten i kolejne artykuły z tej serii sprawią, że Twoja firma przejdzie niesamowitą transformację.

Z góry dziękuję!

W kolejnej części z tej serii poruszę takie tematy jak:

  • Czym różni się proces od działania?
  • Od czego zacząć robienie procedur i instrukcji?
  • Jakie są pierwsze kroki w tworzeniu procesów i procedur?
  • Jakich narzędzi używać do tworzenia pierwszych instrukcji?
  • Gdzie trzymać procedury?
  • Kto i do czego powinien mieć dostęp?

Jak widać wchodzimy w temat coraz głębiej 😊

Do zobaczenia!

Na koniec jeszcze raz zachęcam do lektury ebooka “Przestań jęczeć i weź się wreszcie do roboty!”. To 175 stron konkretnych informacji na temat efektywności osobistej.

Jeśli:

  • Czas przecieka Ci przez palce
  • Cały dzień niby coś robisz, a na koniec dnia okazuje się, że nie zrobiłeś nic sensownego
  • Chcesz dowiedzieć się jak skutecznie wzbudzić i utrzymać motywację do działania

… to mocno rekomenduję zapoznanie się z tą książką. Zwłaszcza, że rozdaję ją kompletnie bezpłatnie.

Ebooka masz w formacie pdf, ale także mobi (na czytniki), oraz ePub (na smartfony i tablety).

Mało tego! Jeżeli wolisz słuchać, to masz także wersję mp3. Idealny materiał do słuchania w drodze do i z pracy, na spacerze, lub podczas treningu.

przestań jęczeć
.

 

WAŻNA INFORMACJA

Ebook niedługo zostanie wycofany z bloga. W podziękowaniu za zapis na newsletter będę dawał inny prezent. Zatem jeśli jeszcze nie masz ebooka, to sugeruję się pospieszyć, bo może się okazać, że przy następnej wizycie na blogu już nie będzie możliwości, aby go pobrać 🙂

19 powodów, dla których powinieneś wprowadzić procedury w swojej firmie
5 (100%) 4 votes

20
Dodaj komentarz

avatar
10 Comment threads
10 Thread replies
2 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
13 Comment authors
Darek RomanowskiBartek PopielWouXPiotrekEwa Recent comment authors
  Subskrybuj  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
Sara
Gość

Bartku, naprawdę wspaniały artykuł! Szczególnie dla młodego przedsiębiorcy, który miesiąc temu założył firmę, zatrudnia pierwszego pracownika i jest dość zniechęcony, bo ten pracownik nie działa jak ja…jak mały robocik, który wie, co ma robić z każdym klientem, każdym postem, każdą kampanią, każdym komentarzem…Dzisiaj siadam do procedur i checklist!

Z niecierpliwością czekam na kolejne części i dziękuję, że dzielisz się tym z nami! No i mam nadzieję, że te artykuły będą prowadzić do jakiegoś kursu finalnie 🙂

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Właśnie po to tworzymy te materiały, aby jak największa liczba osób wprowadzała te rzeczy w życie. Cieszę się, że jesteś jedną z nich Sara. Kolejne odcinki już niedługo

Ala
Gość
Ala

Super materiał! Brawo!

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dziękuję 🙂

Piotr
Gość

Bartek spadasz mi z nieba 🙂 Sam ostatnio się mocno głowię nad tworzeniem procedur i lepszej organizacji pracy w firmie, bo przy obecnej wielkości zespole wyszło sporo różnych problemów właśnie przez brak odpowiednich procedur oraz jak się zachowywać w momencie różnych sytuacji (nie mówiąc już o wąskim gardle, gdy większość rzeczy musi przejść do zatwierdzenia przez jedną osobę 🙂 ). Im więcej rzeczy jest opisanych i ustalonych z góry, tym szybciej się działa. Tak samo jak ma się listę zadań na dany dzień przygotowaną wcześniej nie musisz się rano zastanawiać od czego zacząć, tylko działasz 🙂 Czekam na kolejny post… Czytaj więcej »

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Procedury naprawdę działają cuda i im większa firma, tym bardziej jest to widoczne. Myślę, że kolejne materiały też Ci się spodobają.

Łukasz
Gość

Killer materiał! Oglądałem całą godzinę, ale szybkooo zleciało 🙂
ps. Tak długiego blog posta jeszcze nie widziałem (i chyba długo u nikogo nie zobaczę! no chyba, że u ciebie 😀 ) Pozdrawiam

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Haha. Cieszę się i podkręcamy śrubę 😀

Walentyna
Gość
Walentyna

Pięknie ! BRAWO 🙂

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dziękuję 🙂

Jan
Gość
Jan

Ależ artykuł! Brawo!
Znam gościa, który przez brak procedur mycia pewnej maszyny stracił palce. Co prawda było tam ostrzeżenie żeby nie wkładać rąk ale myślę, że gdyby tu była jeszcze wypracowana procedura ktorą pracownik musiałby stosować to do wypadku może by nie doszło.
Jak było wspomniane w artykule efekt stosowania procedur swietnie widać w takich firmach jak między innymi McDonald’s, KFC, czy tego typu innych. Tam nikt się nie zastanawia ile czasu ma się marynować czy smażyć mięso albo co dodać do sałatki czy w jakiej kolejności przygotowywać zamówienie. Tam wszystko działa jak w zegarku.
I tego właśnie życzę każdemu czytelnikowi tego superbloga!

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dziękuję Jan. Też wydaje mi się, że gdyby firma tego Pana miała przygotowane ściślejsze procedury to prawdopodobnie byłby on bardziej świadomy niebezpieczeństwa

Michał
Gość

Genialny artykuł. Mam w szkicach podobny (również w kontekście procedur wewnętrznych np. co robić kiedy mi się nie chce, albo kiedy nagle ogarnia mnie złość lub smutek) ale to co wrzuciłeś w ten artykuł to prawdziwy skarb. Widzę to bardzo dobrze po moich firmach – istnieją tylko dzięki temu, że na początku dużo więcej czasu poświęciłem na planowanie i myślenie niż od razu działanie. Sprawdza się reguła, że dwie godziny planowania pozwalają oszczędzić 8 zmarnowanych godzin…

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Właśnie dlatego procedury i procesy w firmach są tak ważne. Na początku może jest trudniej sobie to uświadomić, ale potem, po ich wprowadzeniu zaczyna się MAGIA.

Darek Romanowski
Gość

Znam kilka firm, którym przydałoby się procedury. Teraz dzięki Tobie mogę im podesłać link do posta 😉

Ewa
Gość
Ewa

Artykuł świetny, dodam jeszcze że świetne jest też to że ciągle podkreślasz że trzeba również mieć czas dla rodziny (“wracanie do domu tylko na spanie nie wchodzi w grę”), oraz że nie samą pracą żyje człowiek . Dość łatwo się zatopić w pracę, szczególnie jeśli ma się własną firmę, ale umiar jest najważniejszy! I to jest właśnie super, dzięki takim smaczkom jesteś jeszcze bardziej wiarygodny. Czasami nawet zazdroszczę twoim pracownikom, tak po prostu, mieć takiego szefa to skarb 🙂
Pozdrawiam

Piotrek
Gość

Potężny materiał, jednakże jestem zaskoczony, że aż tak Cię zdziwiła książka o checklistach – pamiętam Twój artykuł, w którym wspomniałeś Felixa Baumgartnera, tam również mieliśmy pokazaną potęgę listy.

Dzięki za solidny materiał – nie mam jeszcze własnej działalności (produkt ma być sygnowany moim nazwiskiem – musi byc idealny i nad tym pracuję), ale wiem, w jaki sposób mogę wdrożyć procesy u siebie.

Pozdrowienia ze słonecznej Bochni 🙂

WouX
Gość

Bartku, brakowało mi Ciebie :), zastanawiałem się kiedy pojawi się coś nowego. Jak zwykle świetny i bardzo wartościowy materiał. Ja osobiście preferuję wersję video, którą głównie odsłuchuję. Dzięki i czekam na kolejne części. A przy okazji wracam do porannych inspiratorów. Pozdrawiam. Wszystkiego kreatywnego!