Jak stworzyć procedury w firmie i od czego zacząć?

Jak robić procedury
Jak robić procedury w firmie?

.
Powiedz mi, jak to jest  w Twojej firmie?

  • Czy Twoja firma opiera się na tym, że wiesz, jak zrobić jakieś zadanie i masz to wszystko tylko w swojej głowie?
  • Czy każde zadanie musi przejść przez Twoje ręce?
  • Czy spędzasz dużo czasu walcząc z pożarami, które dopadają Twój biznes?

A jak by to było, gdybyś mógł przekazać obowiązki pracownikowi i miałbyś pewność, że wszystko co przekazujesz zostanie wykonane z należytą starannością?

Jak by to było, gdybyś mógł wyjechać na urlop i ani razu nie sprawdziłbyś maila, nie odebrałbyś, ani nie wykonałbyś żadnego telefonu?

Pomyśl o tym przez chwilę – jak by to było?

Istnieje JEDNA rzecz, którą musisz zrobić, aby Twoja firma zaczęła funkcjonować jak szwajcarski zegarek.

Co to takiego?

STANDARYZACJA!

I właśnie o standaryzacji, procesach, procedurach i instrukcjach jest dzisiejsze video (jest też wersja mp3 i wersja tekstowa).

W poprzedniej części pokazałem Ci 19 powodów, dla których warto mieć procedury w swojej firmie. Mocno zachęcam do zapoznania się z tamtym materiałem jeśli jeszcze nie miałeś okazji.

W tej części:

  • Poznasz 3 poziomy dokumentów, które powinieneś mieć w swojej firmie
  • Dowiesz się jak wyglądają przykładowe procedury
  • Zobaczysz różne wzory, które będą pomocne przy tworzeniu procedur w Twojej firmie
  • Dowiesz się od czego zacząć robienie procedur (to wcale nie jest takie oczywiste)
  • Omówię oprogramowanie, które może Ci się przydać
  • Pokażę Ci na kim się wzorujemy robiąc procedury w LiczySieWynik.pl

Wielka prośba!

Bardzo dużo pracy włożyliśmy w nagranie całej serii, dlatego mam prośbę: pomóż mi dotrzeć do innych osób, którym to nagranie może pomóc. Może wśród znajomych masz kogoś, komu warto podesłać te materiały? Podeślij nagranie mailem, Messengerem albo udostępnij na Facebooku. Z góry bardzo, bardzo dziękuję 😊

A teraz zamknij drzwi, wycisz telefon, pozamykaj wszystkie inne zakładki i zobacz to nagranie do ostatniej minuty.

Wskazówka: w prawym dolnym rogu odtwarzacza jest mała zębatka. Po kliknięciu w nią możesz zmienić prędkość odtwarzania video.

Wersja tekstowa

WAŻNE: Wersje tekstowa nie jest transkrypcją. Niektóre rzeczy zostały pominięte, a inne skrócone. Jest to bardziej artykuł napisany na podstawie video, niż spis słowo w słowo. Osobiście mocno zachęcam do zapoznania się z wersją video (nawet jeśli wolisz czytać).

Nie będę tu pisał o żadnych sprzedażowych czy marketingowych sztuczkach. Dzisiaj zajmiemy się jedną, konkretną i bardzo istotną rzeczą, która łączy wszystkie prężnie rozwijające się biznesy.

Jak już wiesz, mowa o standaryzacji.  Czytając dalej dowiesz się:

  1. Jakie trzy poziomy dokumentów musisz mieć w swojej firmie i systemie?
  2. Jak najszybciej tworzyć procesy, procedury i instrukcje?
  3. Jak robić to dobrze?
  4. Jakich programów i narzędzi do tego używać?
  5. Jaka powinna być Twoja pierwsza procedura?
  6. Co to jest księga procedur, gdzie ją trzymać i komu dać do niej dostęp?

Wszystko pokażę Ci też na genialnych przykładach, które na pewno lepiej przybliżą temat.

Więc do dzieła!

Pierwszą rzeczą, nad którą powinieneś się zastanowić jest…

 Cel strategiczny

Co robimy? Komu służymy?  Po co my w ogóle istniejemy?

Odpowiedź na te pytania sprawi, że będziesz mógł ukierunkować swoją działalność. To będzie taki swoisty kompas pomagający Ci podejmować różnego rodzaju decyzje.

Od tych związanych z wyborem zleceń, tworzeniem produktów, przez takie jak zatrudnianie odpowiednich osób, czy wybór partnerów.

Bez spójnej wizji i celu działalności Twoja firma będzie ludkiem na glinianych nogach, który szybko zawali się pod ciężarem sprzeczności, jakie będą się w nim pojawiać.

Gdy ustalimy nasz cel  możemy zabrać się za absolutne fundamenty.

Trzy poziomy dokumentów, które powinieneś mieć w swojej firmie

Są to:

  1. Ogólne zasady działania firmy
  2. Procesy, które mają miejsce w firmie
  3. Szczegółowe procedury

Procedury i procesy w firmie

Na początek te trzy poziomy w zupełności wystarczą.  Powiem więcej: duża firma, która ma wszystko dobrze poukładane na tych trzech podstawowych poziomach, będzie funkcjonowała doskonale. I dopiero później może zacząć “dokręcać śrubki” w swojej działalności.

Teraz rozjaśnijmy trochę to całe nazewnictwo na przykładach.

Czym jest cel strategiczny?

Powiedzmy, że jesteś właścicielem firmy transportowej. Firmy, która robi przeprowadzki i przewozi różnego rodzaju towary z miasta A do miasta B.

Celem strategicznym takiej firmy może być to, że robi szybki i sprawny transport. Oczywiście w granicach prawa, które funkcjonuje w danym państwie.

Zatem co oferujemy? Oferujemy szybki transport. Ważne jest dla nas, by klient miał swoje towary możliwie jak najszybciej przewiezione.

Sprawny transport oznacza, że kierowcy są trzeźwi i poruszają się sprawnymi samochodami. Sprawność może też dotyczyć tego, że mamy dobrze rozpracowaną procedurę załadunku i rozładunku przewożonych towarów, tak by zajmowała nam jak najmniej czasu. Dbamy też o to, by wszystko podczas przewózki pozostało nienaruszone.

Czym są ogólne zasady działania?

Weźmy taką sytuację: mamy przewieźć meble z Katowic z Alei Roździeńskiego 95, do Warszawy na ulicę Ogrodową 58. Teraz zastanówmy się:

Jakie są ogólne zasady działania w firmie?

W naszych ogólnych zasadach mogą być odpowiedzi na takie pytania jak:

  1. Jakie obowiązuje w danym kraju prawo?
  2. Z jaką prędkością może poruszać się dany samochód?
  3. Ile godzin może jechać kierowca?
  4. Którędy będzie jechał?
  5. Kiedy robi sobie przerwę?
  6. Na jakich stacjach tankuje?
  7. Co musi sprawdzić, zanim w ogóle wyruszy?
  8. Z kim się ma skontaktować w razie awarii?

To są wszystkie zasady, które będziemy mieli w firmie, nie tylko do tego konkretnego transportu z Katowic do Warszawy, ale w ogóle do jakiegokolwiek transportu.

Nie ma znaczenia, czy robimy transport z Wrocławia do Gdyni, z Łodzi do Zakopanego czy jakikolwiek inny. Bez względu na to gdzie jedziemy, to trzymamy się tych zasad.

Czym jest proces?

W wypadku firmy transportowej dotyczy to dokładnej trasy, którą jedzie nasz kierowca.

Skąd wyrusza?

Przez jakie miasta jedzie?

Jakimi drogami ma się poruszać?

Tutaj trzeba brać pod uwagę, takie rzeczy jak:

  • odpowiednią wysokość wiaduktów
  • remonty na drogach, które spowolnią nasz kurs
  • wszelkiego rodzaju zakazy wjazdu np. dla samochodów powyżej 3,5 tony

Inaczej mówiąc poziom procesu to wszystkie niuanse, które musimy wziąć pod uwagę podczas planowania naszej trasy. W proces włączamy wszystko od załadunku, przez transport, po rozładunek i powrót do bazy.

Proces najłatwiej udokumentować za pomocą tzw. mapy procesowej. Często rzut oka na jedną kartkę A4 mówi gdzie jesteśmy i jakie powinny być wykonane kolejne kroki. Poszczególne zadania opisujemy w małych bloczkach. Przewaga map procesowych nad spisanymi procedurami jest taka, że tutaj na jednej kartce możemy zamieścić różne scenariusze wydarzeń.

Oto przykładowa mapa procesowa, dotycząca akceptacji wniosku urlopowego:

źródło: http://hrpolska.pl

Poniżej mapa procesowa pozyskiwania partnerów do współpracy, przygotowana na potrzeby jednej z naszych kampanii:

Czym są szczegółowe procedury?

W przypadku transportu do poszczególnych kroków procedury możemy mieć  checklisty dotyczące trasy, sposobu pakowania towaru,  jego rozładunku i załadunku.

Wracając do wcześniejszego przykładu trasy Katowice – Warszawa, dobrze zobrazują to Mapy Google.

Jeśli je odpalisz i wpiszesz trasę z Alei Roździeńskiego 95 z Katowic, na ulicę Ogrodową 58 w Warszawie, to po lewej stronie ekranu zobaczysz szczegóły całej trasy. Mamy tu konkretną instrukcję, rozpisaną krok po kroku, jak przez całą trasę będzie się poruszał ten samochód. I to jest procedura dla kierowcy jak ma jechać.

Kolejna procedura może dotyczyć kolejności ładowania towaru.

  • Ustalamy czy najpierw kładziemy duże meble, czy może jakieś drobniejsze towary?
  • Jeżeli meble są złożone, to przewozimy je na stojąco, czy możemy je położyć?
  • Jak wygląda proces ich rozkładania?
  • Jak ten towar ma być ustawiony?
  • Jak ma być zabezpieczony?
  • Czy wystarczy je przewieźć w kartonach?
  • Jak zabezpieczymy zapakowany towar? Czy wystarczą tylko jakieś pasy, by nic nie latało po samochodzie? A może powinniśmy też użyć jakiś gąbek zabezpieczających?

Pytań jest całkiem sporo, prawda? A to dopiero początek.

Dlatego tak ważne jest, by to wszystko było kwestią dokładnych procedur.

Zobacz: gdyby kwestia przewozu nie była dokładnie opisana to może dojść do sytuacji, gdzie klient po rozpakowaniu paczki wyraźnie dostrzeże na swoich meblach ślady po pasach, bo wszystko było źle zabezpieczone.

Trzeba brać pod uwagę fakt, że podczas jazdy mogą pojawić się różnego rodzaju uszkodzenia. Firma transportowa może być później posądzona o nierzetelnie wykonaną pracę.

Taką samą rozpiskę musimy zrobić jeśli chodzi o stan paliwa, stan techniczny pojazdu, przygotowanie kierowców itd. Dzięki takim szczegółom niwelujemy możliwość powstania błędu, a więc również naszych strat finansowych.

Zróbmy jeszcze jeden przykład.

Oddelegowanie opieki na Fanpage

Powiedzmy, że masz firmę i chcesz się reklamować w mediach społecznościach. Zatrudniasz człowieka, który tymi mediami społecznościowymi będzie się zajmował. Co takiej osobie należy przekazać?

Wracamy do naszych trzech poziomów.

Najpierw powiesz mu o ogólnych zasadach działania, czyli o polityce w ramach której powinien poruszać się w social mediach. To ogólne zasady, które dotyczą każdego postu. Bez względu na to, czy wrzucamy wideo, status tekstowy, czy zdjęcie. Spisujesz ogólną politykę, w ramach której działa Twoja firma.

Na przykład ustaliłeś, że:

  • Na Twoim profilu firmowym nie wchodzi się w żadne potyczki słowne.
  • Komentarze zawierające nachalną reklamę będą usuwane.
  • Preferowane są komentarze wnoszące wartość do społeczności.
  • Publikowanie obrazów uznanych za nieprzyzwoite jest zabronione. Nawet jeżeli ktoś w komentarzach doda jakiegoś GIF-a i my uznamy, że jego treść trochę wykracza poza granice dobrego smaku, to taki komentarz usuwamy. Możemy się też skontaktować z autorem komentarza i kulturalnie poinformować go o tym, dlaczego usunęliśmy jego komentarz.
  • Zakaz komunikacji, która w jakikolwiek sposób kogoś poniża, obraża lub jest agresywna.
  • Nie wchodzimy i szybko ucinamy dyskusje na temat religii i preferencji seksualnych, poglądów politycznych. To w ogóle nie dotyczy naszej branży, więc taka rozmowa byłaby w ogóle bez sensu. To, że ktoś ma takie, a nie inne preferencje seksualne, nijak się ma do jego wiedzy i kompetencji.

Teraz zajmiemy się drugim poziomem dokumentów, czyli procesem.

W tym wypadku będzie to cały proces jaki ta osoba musi przejść w ciągu dnia. Na początku możemy dać jej tych zadań niezbyt dużo, tak by mogła wdrożyć się w działanie.

Niech odpowiada na komentarze na fanpage, oraz na prywatne wiadomości, niech zajmie się podstawową moderacją grupy, w tym odpowiadaniem na pytania piszących oraz przyjmowaniem nowych zgłoszeń do uczestnictwa w grupie.

Jak już przyzwyczai się do tych podstaw to możesz jej również zlecić planowanie i moderację pojawiania się nowych postów na grupie.  I tak np. jeśli o godzinie 6.31 miało wyjść wideo, a o 18.42 miał się pojawić cytat, to po prostu sprawdzamy czy wszystko zadziałało.

A jak powinien wyglądać tu trzeci poziom dokumentacji, czyli procedura?

UWAGA: W literaturze fachowej, to co ja na potrzeby tego artykułu nazywam procedurą tak naprawdę jest instrukcją (choć te same kroki można ubrać też w mapę procesową). Chcę jednak maksymalnie uprościć temat i pokazać funkcjonowanie firmowej dokumentacji na 3 poziomach. Nie chcę wchodzić w szczegółowe checklisty, procesy poboczne, procesy zarządcze itp. To już bardziej zaawansowane sprawy, które wiele osób mogłyby zniechęcić do jakiejkolwiek pracy nad standaryzacją firmy.

Wracamy do procedury. Możemy ją przedstawić w formie tekstowej, uatrakcyjnić za pomocą screenów, lub nagrać tutorial video.

Dokładna procedura do obsługi social mediów, a konkretnie Facebooka może z grubsza wyglądać tak:

  1. Wchodzisz na stronę facebook.com.
  2. Logujesz się w prawym górnym rogu.
    Procedura logowanie do Facebooka
  3. W tym momencie jesteś zalogowany na swoim profilu prywatnym.
  4. Przelogowujesz się na fanpage. By to zrobić klikasz na strzałkę znajdującą się w prawym górnym rogu, w górnej belce. Wtedy rozwinie się menu.
  5. Z menu wybierasz stronę i przechodzisz do fanpage np: Bartek Popiel – Liczy Się Wynik. Po kliknięciu następuje przekierowanie, jesteś teraz zalogowany na fanpage.
  6. W zakładce menu klikasz: Powiadomienia
  7. Sprawdzasz, czy są nowe komentarze, udostępnienia.
  8. Odpowiadasz na nie w razie potrzeby.
  9. Klikasz w zakładkę Skrzynka odbiorcza znajdującą się w lewym górnym rogu.
  10. Czytasz i odpowiadasz na wiadomości znajdujące się w Skrzynka odbiorcza.

Mam nadzieję, że teraz te trzy poziomy są dla Ciebie jasne.

Jak to działa w YouTube?

Cel strategiczny YouTube’a brzmi tak: „Naszą misją jest dać wszystkim szanse na przekazanie swoich opinii i zaprezentowanie się całemu światu”.

Dalej mamy:

„Wierzymy, że każdy ma prawo do wypowiedzi, a świat staje się lepszym miejscem, gdy dzielimy się naszymi historiami i słuchamy tego, co mają do przekazania inni. Nasze wartości opierają się na czterech podstawowych prawach, które określają, kim jesteśmy. I to jest wolność słowa, swobodny dostęp do informacji, równość szans oraz prawo do zrzeszania się”.

Poziom nr. 1 Ogólne zasady działania w YouTubie

„Zasady i bezpieczeństwo” (znajdziesz je tutaj)

Czyli pewne  praktyczne zasady, które użytkownicy muszą przestrzegać, by móc spokojnie poruszać się po serwisie. I tak mamy tutaj zakładkę Wytyczne dla społeczności, a w niej podpunkty Nagość lub treści pornograficzne, Treści szkodliwe lub niebezpieczne, Treści szerzące nienawiść, Treści drastyczne i zawierające przemoc itd. Możemy wczytać się dokładniej w każdy z tych podpunktów, klikając przycisk Więcej informacji.

Poziom nr. 2 Proces

Niech za przykład posłuży nam proces wgrywania video na serwis.

  1. Nagrywasz swój materiał wideo,
  2. Logujesz się na YouTube’a,
  3. Wybierasz film ze swojego dysku i przesyłasz go na YouTube’a.
  4. W czasie wgrywania materiału możesz dokonywać edycji: Możesz dodać tytuł, opis, tagi, miniaturę, kategorię, w jakiej się ma znaleźć Twoje wideo
  5. Po ustawieniu wybranych parametrów klikasz przycisk Opublikuj,

Poziom nr 3 Procedury, czyli instrukcje

W YouTube mamy dział Przesyłanie filmów i ustawienia.  Są tu opisane krok po kroku wszelkiego rodzaju  szczegółowe instrukcje publikowania materiałów na YouTubie oraz inne podobne instrukcje. Jest też sonda, czy ten artykuł był pomocny. Na tej podstawie YouTube cały czas poszerza swoją bazę wiedzy.

Teraz, gdy przerobiliśmy tych kilka konkretnych przykładów czas zadać sobie najważniejsze pytanie:

Jak dobrze tworzyć procedury w swojej firmie?

Tak naprawdę mamy na to dwa sposoby.

Sposób nr 1: Rób je samodzielnie

Myślę, że to dobra decyzja na początku działalności firmy. Możesz sam wdrożyć się w ten proces, gdy jeszcze funkcjonowanie Twojego biznesu nie rozrosło się do większych rozmiarów, przy których o wiele trudniej będzie to ogarnąć. Dzięki temu od początku masz nad wszystkim kontrolę.

Sposób nr 2: Skorzystaj z usług zewnętrznego konsultanta

Właśnie tak teraz to robimy w LiczySieWynik.pl. Podstawy zrobiliśmy samodzielnie, w tej chwili pracujemy z zewnętrznym konsultantem, który pomaga nam wszystko dokładnie uporządkować.

Ma to jedną ważną zaletę: taka osoba z zewnątrz wypytuje nas o różne rzeczy, o których sami byśmy nawet nie pomyśleli…Bo robimy je często automatycznie i z przyzwyczajenia.

Nagle ktoś Cię pyta: „A jak robicie to i to?”.

No i Ty odpowiadasz – “Wideo nagrywamy w taki i taki sposób”.
“A czemu to się dzieje właśnie tak?”
„A co stoi na przeszkodzie, żeby to zrobić tak i śmak?”

I nagle dopada Cię olśnienie: No właśnie, dlaczego?

Osoba z zewnątrz może pomóc Ci dostrzec zbędne ogniwa, jakieś działania, które spokojnie możesz wykluczyć. Właśnie dlatego, że nie jest związana z Twoim przedsiębiorstwem i może na wszystko spojrzeć z dalszej perspektywy.

To jest dobra opcja dla firm, które są bardziej rozwinięte. Takich, które chcą mieć pewność, że wszystko jest zrobione porządnie. Polityka firmy, wszystkie procesy, procedury, instrukcje, są uporządkowane i w jednym miejscu.

Jak chcesz możemy Cię skontaktować z osobami, które zawodowo zajmują się takimi rzeczami. Napisz w tej sprawie na kontakt@liczysiewynik.pl, a w odpowiedzi dostaniesz link do krótkiej ankiety. Po udzieleniu odpowiedzi na kilka pytań w niej zawartych rozmowy przejdą na kolejny etap.

“Bartek, a nie możecie po prostu przekazać tej osobie mojego maila?”

Nie możemy. Taka jest procedura 😉

Jeżeli zdecydujesz się na pierwszy sposób i będziesz chcieć pracować nad tym samodzielnie, lub masz jeszcze małą firmę, i chcesz po prostu usprawnić swoją pracę, to dobrze jest robić procedury na bieżąco, w locie.

Dlaczego? Bo inaczej zawsze znajdzie się dobry powód, by odwlec to w czasie.

Tak naprawdę nigdy nie ma właściwego momentu na robienie procedur.

Każdy jest zawsze zajęty, ma jakieś zadania do wykonania i dokumentowanie działań jest spychane na ostatnie miejsce.

Podam Ci przykład. Niedawno leciałem z rodziną na wakacje. Akurat ich termin wypadał między 24 a 31 sierpnia. Sam koniec miesiąca.

Największym zmartwieniem przed wyjazdem były bieżące paragony, raporty dobowe i raport miesięczny, który trzeba było zrobić ostatniego dnia sierpnia. I właśnie procedura tworzenia raportu dobowego powstawała u nas w locie. Jak to wyglądało?

Jeszcze przed naszym wylotem, gdy wystawialiśmy jakieś paragony to Kamil, który przejmował te zadanie postawił telefon na statywie i nagrywał jak to wygląda.

Nagrywał jak Ola – zajmująca się finansami w firmie –  wystawia paragony. Przy tym podczas kręcenia materiału komentowała dokładnie co robi. Czyli opisywała jak włączyć kasę, co potem nacisnąć, co wybrać. Jak wydrukować, sprawdzić czy wszystko jest ok itd. Wszystko od razu było nagrane jasno, prosto, klarownie.

Cały proces obsługi kasy jest prosty, ale pamiętajmy o tym, na co uczulałem w pierwszym materiale o procedurach: Nasza pamięć jest po prostu zawodna!

Mogłoby być tak, że przez dzień, czy dwa nic by się nie sprzedawało, a trzeciego dnia coś by wpadło.

Kamil mógłby siąść do kasy i stwierdzić: „O kurczę, tu był jakiś krok i umknęło mi, co tu się dzieło”. Wiązałoby się to z tym, że musiałby do nas dzwonić z prośbą o ponowne poinstruowanie.

A przecież można tego w tak prosty sposób uniknąć. Wystarczy zrobić krótkie szkolenie, choćby takie video, które potem można spokojnie spisać. Można zrobić screeny z tego nagrania, a samo video może trafić do bazy nagrań.

Oczywiście można to zrobić lepiej i ładniej. Można stworzyć piękną bazę wideo z całą dokumentacją, gdzie wszystko jest wytłumaczone na wymuskanych tutorialach, ale tak jak wspomniałem wcześniej, zazwyczaj nie mamy na to czasu.

Mówiąc wprost: lepsze jest takie zwykłe nagranie z komórki niż żadne.

Wyobraź sobie sytuację, gdy zadań w Twojej firmie jest już tyle, że nie wyrabiasz się ze wszystkim.

Zatrudniasz nowego pracownika. I właśnie dzięki takiemu video nie musisz wdrażać go od zera. On sam włączy sobie ten tutorial, a potem spróbuje zrobić to samodzielnie wykorzystując rzeczy zawarte w nagraniu. Gdyby w tym miejscu miał jakieś pytania to wystarczy, że kliknie przycisk Pause i spyta: “Wiecie co, bo ja nie do końca wiem, co tu teraz trzeba zrobić. Możecie mi to jeszcze raz wytłumaczyć?”. No i pewnie, że wytłumaczymy!

Kolejną istotną sprawą jest to, aby dokumentacja poruszała zmysły.

Musisz pamiętać o tym, że każdy z nas uczy się na swój, indywidualny sposób. Ktoś jest wzrokowcem i najlepiej uczy mu się czytając tekst. Ktoś inny woli przyswajać sobie wiedzę z bardziej dynamicznych nagrań. Dla innych najbardziej klarowne będzie wysłuchanie instrukcji w formie audio.

Wiadomo, że inaczej będzie prezentować się instrukcja do Photoshopa, w której zwracamy uwagę na to, co kliknąć krok po kroku, a zupełnie inna będzie instrukcja jak zrobić wielbłąda z origami. Wtedy pokazujemy, gdzie trzeba coś zagiąć, mocniej przycisnąć, tak aby ten wielbłąd nam wyszedł.

Istotne jest, by w Twoich instrukcjach pokazane było, jaki będzie efekt końcowy.

W przypadku wielbłąda z origami warto już na samym początku zaprezentować jak będzie wyglądać nasze zwierzątko, kiedy już je zrobimy.

Do instrukcji z Photoshopa warto dołączyć np. screen z zaaplikowanym wszystkimi efektami. Wtedy użytkownicy korzystający z tych instrukcji będą mieć jasną wizję celu swoich „zmagań”.

Albo inny przykład: na imprezach dziecięcych często można spotkać różnego rodzaju balony-parówki. Są ludzie, którzy z tych balonów wiążą pieski, małpki, mieczyki, kwiatki itp.

W takich samouczkach video też masz pokazane krok po kroku, jak i kiedy tego balona zgiąć, skręcić, a gdzie zawinąć. Jest pokazany efekt końcowy, więc ucząca się osoba może spokojnie pauzować to wideo, wiedząc doskonale co trzeba robić i do czego to doprowadzi.

Atrakcyjna forma samouczka nie dotyczy tylko materiałów video! Niech spisany tekst też przyciąga uwagę, niech będzie sformatowany tak, by się go dobrze czytało. Pomocne będą w tym wszelkiego rodzaju ilustracje, GIF-y, być może tabele.

Zobacz, jak zrobiła to firma Leadpages.net, z której usług my też korzystamy.

Wykorzystujemy ją do tworzenia stron typu landing page. Oni bardzo sprytnie wdrożyli swoje instrukcje.

Zobacz, oto artykuł który tłumaczy, jak zbudować landing page’a. Jest tu naprawdę sporo tekstu, ale twórcy dobrze to rozłożyli. Zwróć uwagę na to, że od razu rzuca się w oczy spis treści.

Cała dokumentacja jest u nich dokładnie zmapowana i można się łatwo przemieszczać pomiędzy poszczególnymi punktami.

Co jednak niezwykle istotne: przy tej dużej ilości tekstów stworzyli wszystko tak, by było jak najbardziej przejrzyste. Niewątpliwie pomagają w tym ruchome GIF- y. Dzięki nim widzimy dokładnie w co kliknąć, co się konkretnie zmienia, gdzie wchodzimy, co wpisujemy, co się powinno zadziać.

Jak robi to Ikea?

Bardzo istotne jest to, żeby każdy potrafił  zrozumieć Twoją instrukcję. Mistrzem w prostocie przekazu swoich materiałów jest Ikea. Tam jest wszystko pokazane krok po kroku. Zobaczymy to na przykładzie komody Malm. 

Na początku pokazane jest jak przygotować swoje środowisko pracy. W książce „Pstryk” autor bardzo ładnie nazywa to tzw. „wyrównaniem ścieżki”. Inaczej mówiąc:  Najpierw zastanów się, co jest Ci potrzebne, żeby później robota szła jak po sznurku.

Najpierw musisz przygotować sobie śrubokręt, płaski śrubokręt krzyżakowy oraz młoteczek. Kolejna z rzeczy, która stale pojawia się w ich instrukcjach, to rada by nie zabierać się za montaż samodzielnie. Wtedy będzie to szło sprawniej i szybciej.

Ważne żebyś składał meble na rozłożonym kocu lub czymś podobnym, aby nie uszkodzić podłogi w mieszkaniu, gdy np. zaczniesz używać młotka.

Kupujący mają też pewność, że jeśli gdzieś utkną, nie będą wiedzieć, co zrobić to mogą w każdej chwili zadzwonić do działu wsparcia.

Niezwykle ważne w instrukcjach z Ikei jest to, że newralgicznych punktach montażowych zawsze robią jakieś powiększenia i zbliżenia części składowych –  czyli np. pokazują jakiego wkrętu użyć, w którą stronę kręcić, ile tych wkrętów być powinno itd.

Ikea zadbała, by pokazać z jakich konkretnych części składa się cała szafka. Te wszystkie elementy, powinny się znajdować w paczce po jej rozpieczętowaniu, dokładnie w takiej ilości jaka jest pokazana w instrukcji. Jeżeli czegoś brakuje to od razu trzeba zadzwonić do serwisu.

Jak to robi LEGO?

Kolejny przykładem tego, jak robić pomocne instrukcje jest firma Lego.  Tym razem za przykład posłuży nam Camper z serii Lego Friends. Wiecie – mam córeczkę – więc w tego typu klimatach się lubujemy 😉

Do tego zestawu mamy dwie instrukcje.

Jakie mamy ogólne zasady nadrzędne, których powinieneś się trzymać, zanim przejdziesz do szczegółowych instrukcji?

  • Nie składaj tego na dywanie, bo jakieś małe elementy mogą Ci się pogubić. Lepiej gdybyś to składał na stole.
  • Dostajesz w pudełku dwa woreczki, ale nie rozpakowuj ich obydwu naraz, bo poszczególne klocki mogą się pomieszać i będzie się to składać o wiele ciężej.

W instrukcji masz od razu napisane jakie elementy wyjdą Ci po złożeniu klocków z woreczka nr. 1 a jakie z woreczka nr 2. Dzięki temu wiemy, że po przejściu przez pierwszą instrukcję powinniśmy otrzymać zestaw do grillowania, przyczepkę, dwie postaci, dwa rowerki i fotelik.

Podobnie jak w instrukcji z Ikei, również tutaj autorzy pokazują nam powiększenia newralgicznych punktów składania zestawu, tak abyśmy wiedzieli, że w danym miejscu mamy użyć klocka z dwunastoma oczkami, a nie tylko z ośmioma. Wiemy które klocki nakładać po kolei by złożyć postacie, przyczepkę i całą resztę.

To samo jeśli chodzi o drugą instrukcję – jeżeli będziesz trzymał się jej krok po kroku, to ciężko tutaj coś schrzanić.

Sprzedając miliony egzemplarzy zestawów na całym świecie Lego miało świetną okazję, by do perfekcji dopracować wygląd swoich instrukcji.

Dlatego naprawdę zachęcam do tego, by brać przykład z takich firm jak Lego i Ikea.

Pokazałem Wam różnego rodzaju przykłady, więc teraz przejdźmy do najważniejszego czyli:

Od czego zacząć robienie procedur w firmie?

Zdaję sobie sprawę z tego, że możecie mieć teraz mały chaos w głowie, ale zaraz wszystko uporządkujemy.

Ok, to od czego zacząć?

Przede wszystkim zastanów się nad tymi pytaniami:

  • Co wnosi pieniądze do Twojej firmy?
  • Na czym najwięcej zarabiasz?
  • Jaki jest główny proces, który dostarcza gotówkę na Twoje konto?
  • Jakich działań musi się wydarzyć więcej, aby Twoje zarobki się zwiększyły?

Jeśli jesteś copywriterem, to musisz napisać więcej tekstów. Jeżeli projektujesz strony internetowe, to po prostu w skali miesiąca musisz być w stanie robić tych stron więcej (albo podnieść stawki). Jeżeli jesteś fotografem, to być może powinieneś robić większą ilość sesji zdjęciowych?

Gdy już ustalisz jaka rzecz przynosi Ci największy zysk to skup się na tym, by zrobić do niej dokładne procedury.

I teraz tak. Warto przejść przez wszystkie trzy poziomy dokumentów.

Jeżeli jednak potrzebujesz szybko wyrwać się z chaosu, to można pominąć dwa pierwsze poziomy i skupić się na trzecim, czyli na uporządkowaniu kluczowego działania.

Dla porządku przejdźmy teraz przez wszystkie trzy poziomy dokumentacji. Za przykład wezmę firmę, która zajmuje się tworzeniem stron internetowych.

Cele strategiczne

Celem strategicznym firmy robiącej strony internetowe może być to, żeby robić piękne i funkcjonalne strony WWW.

Ogólne zasady działania

Tych zasad może być zdecydowanie więcej, ale przytoczę tylko trzy.

  1. Jesteśmy uprzejmi i grzeczni w stosunku do klientów. Jeżeli popełnimy błąd, to nie zrzucamy odpowiedzialności na innych, ale używamy magicznego słowa „przepraszam”.
  2. Dotrzymujemy terminów za wszelką cenę. Jeżeli mamy dużo pracy, to jasno to komunikujemy. Jeśli z jakichś przyczyn może pojawić się opóźnienie, to niezwłocznie informujemy o tym zespół, oraz naszego klienta. Mała dygresja – dotrzymanie tej drugiej zasady samo w sobie jest bardzo istotne. Z mojego doświadczenia ze współpracy z różnego rodzaju firmami robiącymi strony internetowe mogę powiedzieć, że jeśli ktoś dotrzymywałby zawsze terminów, to już uzyskuje przewagę strategiczną nad konkurencją. Wiele osób na tym rynku zwyczajnie zawala.
  3. Zadanie wykonane to zadanie wykonane. Zadanie prawie zrobione, lub została mała poprawka na jutro oznacza, że zadanie nie jest kompletne.

Inaczej mówiąc trzymamy się tego, że jak dostarczamy całość zadania, to jest to rzeczywiście całość a nie część roboty.

Oczywiście tych zasad może być dużo, dużo więcej. Musisz jednak dbać, aby rzeczywiście wszystkie były przestrzegane w Twojej firmie, bo to tylko zwiększy Twoją wiarygodność. Później robisz szczegółowe procesy i procedury. Czyli na przykład spisujesz sobie jak ma wyglądać pierwszy kontakt z klientem.

To jest tak naprawdę bardzo ogólny proces i może wyglądać tak:

  •  pierwszy kontakt
  • wstępne rozmowy
  • podpisanie umowy
  • praca koncepcyjna
  • praca produkcyjna
  • komunikacja zwrotna z klientem
  • poprawki
  • finalizacja
  • wystawienie faktury
  • przesłanie pieniędzy na konto przez klienta
  • zapytanie się o opinię klienta

Tu mamy cały przykładowy proces, natomiast do każdego z tych punktów potrzebna jest szczegółowa instrukcja.

Aby powstała trzeba odpowiedzieć sobie na szereg pytań.

Pierwszy kontakt z klientem

  • Jak porozumiewasz się z klientem w zależności czy pisze do Ciebie maila, dzwoni przez telefon lub zjawia się osobiście w firmie?
  • Czy od razu dajesz mu portfolio?
  • Czy odsyłasz go od razu do konkretnego działu w firmie ?
  • Jakie materiały mu proponujesz?
  • Co mu pokazujesz?
  • Czy wysyłasz mu coś PDF-em?
  • Czy robisz z nim ankietę?
  • Czy proponujesz spotkanie?

Zaplanowanie projektu

Jeżeli już spotkałeś się z klientem, uzgodniliście pewne rzeczy, to jak planujesz zrobienie dla niego tej strony internetowej?

Podpisanie umowy

  • Jak określisz ramy czasowe projektu?
  • Jakie będą części składowe projektu?
  • Wzory umów?
  • Czy tę umowę napisała Ci jakaś kancelaria?
  • Kto je sprawdził?
  • Czy wysyłasz ją klientowi?
  • Jak uzgadniacie punkty sporne?
  • Na jakie ustępstwa jesteś w stanie pójść, a na jakie nie?

Zaliczka

  • Czy w ogóle bierzesz zaliczkę?
  • W jakiej wysokości?
  • Czy to jest stała kwota, czy może jest to np. procent od całego zlecenia?

Komunikacja podczas pracy z klientem

  • Jak wygląda?

Czy np. wysyłasz mu pytanie:

„Jesteśmy na takim i takim etapie. Jest skończona koncepcja graficzna. Panie Józku, czy coś robimy dalej? Czy nie robimy? Czy coś zmieniamy w grafice? Bo teraz to idzie do kodowania i jak już to zakodujemy, to nie ma możliwości, żebyśmy zrobili krok wstecz, więc proszę się dobrze zastanowić”.

Na tym etapie możemy jeszcze spokojnie z klientem pracować. Bo zobacz: jeżeli zrobisz tę stronę tak, jak Tobie się wydaje, że będzie dobrze, i wysyłasz klientowi już link do gotowego projektu to klient może stwierdzić:

“Wiecie co, fajnie to wygląda, ale przesuńcie te logo trochę w lewą stronę . To menu mogłoby być trochę wyżej.”

Ty wtedy odpowiadasz: “Ale, wie Pan co, ta strona już jest zakodowana, więc my tak nie możemy poprawić tego z marszu… grafika już została pocięta, to już jest zakodowane. Nie da rady.”

A klient na to: “Mogliście mi powiedzieć, że już to kodujecie. Dlaczego tego nie zrobiliście?”

W ten sposób wychodzą różnego rodzaju problemy, których można spokojnie uniknąć. Dlatego dobry proces komunikacji jest jedną z najważniejszych rzeczy w Twoim biznesie.

Teraz zaczynamy tworzenie strony internetowej.

Dostałeś wytyczne dotyczące kolorów oraz szereg stron, których wygląd podoba się Twojemu klientowi. Teraz wiesz na czym powinieneś się oprzeć więc przechodzisz do punktu:

Praca operacyjna

Jak wygląda Twój dzień pracy? Od czego zaczynasz? Jakie rzeczy robisz krok po kroku?

By ten proces był jasno określony, to na początku, gdy rozpoczynasz tworzenie strony możesz na zwyczajnym dyktafonie w telefonie nagrać sobie krok po kroku co wtedy robisz.

Być może oglądałeś seriale typu „CSI. Kryminalne zagadki Las Vegas”. Tam są sceny w których lekarz bada szczątki jakiejś zamordowanej osoby. Robiąc sekcję zwłok przybliża do siebie dyktafon i notuje ze szczegółami:

“12 października, godzina 20.31. Robimy sekcję zwłok Johna Smith’a” – Czyli ta osoba robiąc sekcję zwłok tworzy od razu dokumentację tego procesu, mówi, co konkretnie zobaczyła, jakie są rany, z czego mogą wynikać itd.

I o to chodzi!

Na początku możesz to robić dokładnie w taki sposób.  Czyli na bieżąco w locie, podczas robienia danych czynności od razu je spisuj. Możesz to nagrywać na dyktafon i później zlecić komuś do transkrypcji. W ten sposób będziesz mógł przekonać się, czy wszystko się zgadza, w razie potrzeby zmienić kolejność itd.

Powtórzę jeszcze raz, żeby to dobrze osadziło się w mózgu – zacznij spisywanie procedur od tej czynności, która jest kluczowa w Twoim biznesie. To ta czynności, której wykonywanie sprawia, że pieniądze płyną na Twoje konto. Dzięki temu będziesz pracował efektywniej, a Twoje ogarnięcie sprawi, że klienci będą robić tak:

Dobrze, być może teraz zadajesz sobie pytanie:

„OK, Bartek, wszystko fajnie. Powiedziałeś mi, co mam zrobić, ale teraz pytanie: jak? Jak ja mam to wszystko zrobić? Jak w ogóle pracować z tą dokumentacją?”.

Narzędzia do robienia procedur

Jakich narzędzi możesz użyć do tego, żeby tworzyć sobie swoje procesy, procedury, żeby Twoja dokumentacja była stworzona łatwo, szybko i przyjemnie? Już wszystko pokazuję 🙂

Ważne jest to, żeby nie komplikować tematu. Nie fiksuj się na tym, że musisz używać jakichś zaawansowanych narzędzi. Tak naprawdę możesz to zrobić w Wordzie albo w Excelu, bo najważniejsze byś po kolei spisał, co się dzieje. Tak jak było to w przypadku YouTube.
Punkt pierwszy – robisz to i to.
Punkt drugi – robisz to i to.
Punkt trzeci – robisz to i to.
Punkt czwarty – robisz to i to.

Dla lepszego przekazu dodajesz jakieś screeny. I to bardzo często wystarczy. A co z rzeczami, gdzie następuje rozwidlenie ścieżek?

Np. klient wszedł na stronę internetową –> złożył zamówienie –> kupił? i tu następuje rozejście w dwie strony. Jeśli kupił, to idzie jedną ścieżką, jeśli nie kupił, to mamy przygotowany inny scenariusz.

W takich przypadkach Word czy Excel już nie będą takie super, dlatego pokażę Ci lepsze narzędzia.

Teraz podam Ci listę programów, które moim zdaniem warto wypróbować do tworzenia procesów i procedur w firmie:

Dokumenty Google’a

Jest to o tyle fajne, że jesteś w stanie stworzyć tam folder, podzielić sobie go na działy i umieścić tam całą dokumentację. Następnie innym ludziom dajesz dostęp tylko do wglądu, żeby nie mogli kopiować, ani modyfikować żadnej treści, by w całej dokumentacji nie robił się bałagan.

W Dokumentach Google możesz oznaczyć który użytkownik ma dostęp do poszczególnych folderów i jakie treści może widzieć. Jeśli chcesz bardziej atrakcyjnej formy danego dokumentu możesz stworzyć checklistę. Wystarczy wejść w funkcje Formatuj, Listy punktowe i numerowanie. Kliknąć Lista punktowa i tworzy Ci się dokładnie coś takiego.

To naprawdę bardzo proste. Nie ma co komplikować a to naprawdę ułatwi Ci pracę.

Gliffy / Lucidchart

Oba narzędzia mają bardzo podobne funkcje. Wkrótce na naszym blogu pojawią się nagrania techniczne, w których pokazuję jak możesz korzystać z Lucidchart. Korzystamy z niego na co dzień i doskonale się sprawdza.

Link do LucidChart

Link do Gliffy

Jeżeli nie chcesz ich przegapić, to koniecznie zapisz się na newsletter.

Spokojnie, nie będę bombardował codziennie Twojej skrzynki. Wysyłam mailem tylko powiadomienia o nowych artykułach i raz na jakiś czas podrzucę wskazówkę tylko i wyłącznie dla subskrybentów. To w ramach podziękowania za zaufanie i czytanie moich listów 🙂

Draw.io

Link do Draw.io

Jest to program podobny, ale nieco uboższy pod względem funkcjonalności do Lucidcharta (w wersji bezpłatnej, wersja premium z tego co widzę nie odbiega za bardzo pod kątem funkcjonalności).

Jego niewątpliwą zaletą jest fakt, że w wersji bezpłatnej możemy tworzyć nielimitowaną ilość projektów, ponieważ nasze prace nie są przetrzymywane na ich przestrzeni dyskowej, ale Draw.io pyta na starcie czy chcemy pobrać nasz diagram na Google Drive, OneDrive czy na dysk komputera.

Rysunki Google’a (rekomendowane na start)

Wchodząc na Dysk Google w lewym górnym rogu klikasz napis Nowy i z wyskakującego menu klikasz Rysunki. Te narzędzie również umożliwia tworzenie bloczków i strzałeczek dzięki którym łatwo stworzysz graficzny odpowiednik procedur.

Nie pracuje się tutaj tak prosto jak w LucidChart, ale zaletą jest to, że narzędzie jest całkowicie za darmo. Bez żadnych limitów co od ilości tworzonych dokumentów. Idealne na start 🙂

Mało kto wie, że w rysunkach Google można wstawiać świetne wykresy i diagramy. Pamiętasz ilustrację z początku tego wpisu? Zrobiłem ją właśnie w Google Rysunki.

Bizagi Modeler (rekomendowane na start)

Link do Bizagi Modeler 

Bizagi jest genialnym w swej prostocie oprogramowaniem. Myślę, że nawet osoby początkujące bez problemu się w nim odnajdą. Program można poprać całkowicie za darmo i… no właśnie – ciężko mi powiedzieć, czy konieczność instalowania tego na komputerze, to wada czy zaleta.

Sporządzone mapy da się zapisywać w chmurze i jest też opcja wspólnej pracy nad jednym dokumentem, więc wytrącili mi z ręki argumenty, z powodu których mógłbym być na nie.

Mapa procesowa dotycząca wniosku urlopowego, którą pokazywałem wcześniej została sporządzona właśnie przy pomocy Bizagi Modeler.

SweetProcess

Link do SweetProcess

Od razu muszę powiedzieć, że sprawdziłem to narzędzie jedynie w wersji demo. Wydaje się być całkiem fajne, ale rekomendowałbym je firmom, które dokumentację mają już w miarę uporządkowaną.

Najpierw zacznij z prostszymi narzędziami, typu Google Rysunki, LucidChart, Bizagi Modeler. Dzięki temu będziesz mógł spokojniej się ze wszystkim obyć i rzeczywiście skupić się na najważniejszym, czyli podążaniem za instrukcją.

Jeżeli chodzi o narzędzia, to myślę, że tyle na początek wystarczy 🙂

Co dalej? Księga Procedur! 

Skoro już wiemy, co trzeba zrobić, skoro już wiemy, przy pomocy jakich narzędzi trzeba to zrobić, to teraz gdzieś to wszystko trzeba zgromadzić. Musimy zrobić tak zwaną księgę procedur.

Czym jest księga procedur?

To zbiór dokumentów, w którym zamieszczone są nasze cele strategiczne, procesy, procedury, instrukcje i checklisty. Wszystko gromadzimy właśnie tam.

Księga procedur czasami nazywana jest również podręcznikiem operacyjnym, manualem, albo instrukcją obsługi firmy. Michael Gerber, autor książki „Mit przedsiębiorczości”, uczulał nas na to, żebyśmy tak tworzyli procesy, procedury, zasady, instrukcje, abyśmy mogli z łatwością otworzyć kolejne pięćdziesiąt oddziałów.

Inaczej mówiąc: musimy mieć dobry podręcznik operacyjny, żeby otwieranie tych kolejnych oddziałów szło nam gładko i sprawnie.

Jeżeli pojawia się jakaś niejasność i np. poszczególni pracownicy przychodzą i pytają o tą samą rzecz, albo nasi klienci powracają do nas z tymi samymi mankamentami, to znaczy, że musimy poprawić nasze procedury, a następnie zapisać je w księdze, by wszyscy mieli do nich łatwy dostęp.

Kto odpowiada za księgę procedur?

Bardzo dobrze, gdyby w firmie wyznaczona była osoba, która jest tzw. strażnikiem księgi. W dużych korporacjach jest nawet takie stanowisko.

Ludzie mogą zgłaszać się do takiego strażnika z wnioskami o różnego rodzaju poprawki w samej księdze. Jak sama nazwa wskazuje trzyma on piecze nad tym, by procesy i procedury w księdze były jasne, przejrzyste dla wszystkich, oraz przede wszystkim nad tym, by były cały czas rozwijane.

Zauważ jak istotne jest to, by Twoi pracownicy mogli przedstawiać pomysły do usprawniania swojego miejsca pracy.

Jedną z zasad funkcjonujących w LiczySieWynik.pl jest to, że dajemy sobie nawzajem licencję na zabijanie.

Jeżeli coś komuś nie pasuje, to nie owijamy w bawełnę, nie czaimy się z tym, tylko walimy z grubej rury. Jeżeli ja chcę coś komuś powiedzieć, to mówię. Jak mnie ponosi fantazja i mam kolejny super pomysł, to pracownicy mogą (a nawet powinni 😉 ) powstrzymać moje zapędy. Dzięki temu usprawniamy swoją pracę.

Naprawdę warto wprowadzić taką otwartą komunikację między pracownikami. Wtedy nie będzie dochodziło do sytuacji, w których Twoja instrukcja jest źle stworzona, pracownik pracuje zgodnie z wytycznymi, ale pod nosem mówi: “Ale to jest do dupy, przecież gdybyśmy ten towar układali alfabetycznie, to wszystko szło by o wiele szybciej.”

Czyli pracownik wie, co należałoby poprawić, ale nic nie mówi. Taka sytuacja nikomu nie służy. Taki pracownik musi mieć pewność, że jeśli zgłosi swój pomysł z poprawką, to wtedy firma weźmie to pod rozwagę, i dzięki temu będzie rozwijać się sprawniej. Wszyscy na tym wygrywają.

W większych firmach każdy z pracowników powinien mieć wyodrębnioną swoją część procedur. Powiedzmy, że prowadzisz firmę handlującą stalą. Są ludzie pracujący na magazynie, przy maszynach, ktoś zajmuje się wywózką blachy. Jest cały dział logistyki.

Wydaje się logiczne, że kierowcy nie potrzebują procedur od ludzi, którzy pracują przy maszynach.

Tak samo osoba przy maszynie nie potrzebuje procedur pracujących w dziale logistyki. To jest po prostu niepotrzebne. Niech każdy ma dostęp do takich procedur, które dotyczą tylko i wyłącznie ich działu. Jest to szczególnie ważne, gdy firma trochę się rozrasta.

Drukować czy udostępniać online?

Zastanawiasz się, w jakiej formie najlepiej mieć tą księgę? W wersji drukowanej? A może elektronicznej?

Moim zdaniem najlepiej mieć ją w wersji online’owej. Dlaczego? Ponieważ wtedy jasno widać, kto i kiedy nanosił w niej jakieś zmiany. Ponadto jest możliwość przywrócenia poprzedniej kopii, gdyby coś poszło nie tak.

No i na samym początku, gdy wszystkie procesy przechodzą szlif, non stop zachodzą jakieś zmiany, to bez sensu ciągle to drukować. Codziennie musiałbyś marnować papier, bo procedury albo procesy mogą ulegać jakimś zmianom. Więc jeżeli chodzi o wydrukowanie księgi firmy, to jak najbardziej to popieram, ale nie na samym początku.

Zrób to po jakimś czasie, jak już wszystko zostanie dopieszczone. Na starcie możesz choćby w Dokumentach Google’a zrobić folder Księga procedur albo Księga firmy i w nim subfoldery, które podzielisz na poszczególne działy. Możesz więc mieć coś takiego jak Wizja i misja firmy, Strategia firmy, Produkcja, Usługi, Marketing, Sprzedaż, Technologia, Księgowość, Zespół.

Zatrzymajmy się na chwilę przy tym ostatnim punkcie.  Tu musisz mieć wszystko dobrze rozpisane.

  1. Jak zatrudniamy ludzi?
  2. Jak ich wdrażamy?
  3. Jak wygląda komunikacja w zespole?
  4. Jak wygląda procedura zwalniania ?

Albo sytuacja, gdy ktoś odchodzi od nas do innej pracy. Musimy zadbać aby nie miało to wpływu na destabilizację sytuacji w przedsiębiorstwie. Musimy upewnić się, czy spisaliśmy wszystkie zadania, którymi zajmowała się ta osoba.

Jeśli nie, to być może udałoby się sprawić, aby została z nami jeszcze miesiąc i wtedy mielibyśmy okazję uzupełnić dokumentację?

Tego typu rzeczy też musimy mieć zabezpieczone.

Pokażę Ci teraz kilka takich inspiracji, jeżeli chodzi o Księgę procedur.  Znowu skorzystamy z przykładu YouTube. Oni naprawdę spisują wszystko co się u nich dzieje.

Spójrz na Centrum pomocy YouTube. 

Tu mamy najpopularniejsze tematy: pierwsze kroki, problemy z odtwarzaniem filmów. Jeżeli wejdziemy w kolejną zakładkę np.  Twórz filmy i zarządzaj kanałem, potem Edytowanie filmów i zmiana ustawień, to ujrzymy bardzo dużo kolejnych poziomów.

Przy czym zauważ, że jest to księga firmy dla klienta. To nie jest wewnętrzna księga procedur YouTube’a.  Swój własny zestaw procedur mają na pewno jeszcze bardziej rozbudowany.

Jeszcze jeden przykład.

Zobacz jak ma to zrobione Microsoft w swoim pakiecie Office.

Oni również mają to doskonale rozbudowane i uporządkowane.  Na początku mamy wypisane poszczególne oprogramowania, wchodzące w skład pakietu Office.

Po wejściu w Excela i wpisaniu tabele przestawne  naszym oczom ukaże się strona, gdzie u dołu ekranu wskazuje, że jest ponad 7600 wyników.

Tu jest tyle materiału, że jeżeli ktoś przeszedłby dokładnie całą instrukcję z Office’a to nie ma bata – zostanie rzeźnikiem Excela.

W każdym z tych punktów masz wszystko krok po kroku dokładnie pokazane. Dlatego Microsoft, może stanowić doskonałą inspirację do stworzenia własnej księgi.

Tym sposobem zbliżamy się już do końca tego artykułu.

Mam nadzieję, że na samym przeczytaniu się nie skończy. Liczę, że zaczniesz robić solidne porządki w swojej firmie. Dowiedziałeś się:

  • jak robić procedury;
  • od czego zacząć;
  • jakie oprogramowanie do tego się przyda;
  • co robić krok po kroku;
  • jaka powinna być Twoja pierwsza procedura;
  • jakie działy powinieneś w niej zrobić;
  • czym jest księga procedur i jak możesz z nią pracować;

Jeżeli ktoś to przerobi i zastosuje, nie wierzę, żeby nie miał efektów.

Jestem przekonany o tym, że Twoja firma zacznie osiągać o wiele lepsze wyniki.

Liczy Się Strategia 2019

O wiele więcej tego typu materiałów znajdziesz w kursie „Liczy się strategia”. Na tej stronie znajdziesz formularz, jeżeli chciałbyś się zapisać na listę priorytetową. Kolejna edycja kursu ruszy na początku 2019 roku. To naprawdę kopalnia wiedzy na temat strategii. Kurs jest obszerny (zawiera aż 186 lekcji video), ale pomaga wejść z firmą na kompletnie inny poziom. Wielu uczestników tego kursu zrobiło gigantyczny przeskok. Niektórzy wygenerowali takie nadwyżki, że pobudowali domy (to nie żart!).  Kliknij w przycisk znajdujący się poniżej i zapisz się na listę priorytetową.

.

Mogę na Ciebie liczyć?

Będę bardzo wdzięczny jeżeli zechcesz udostępnić ten artykuł na Facebooku. Zrobiliśmy co w naszej mocy, że ten materiał był dla Ciebie na tyle wartościowy, żeby zasłużył na małą wzmiankę na Twoim facebookowym profilu 😊

Pokaż ten artykuł swoim współpracownikom i wspólnikom.

Jestem przekonany, że ten i kolejne artykuły z tej serii sprawią, że Twoja firma przejdzie niesamowitą transformację.

Z góry dziękuję!

W następnym materiale dowiesz się:

  • do czego robimy dokładne procesy i procedury w Liczy Się Wynik
  • jak podzieliliśmy role w firmie i co z tego wynikło
  • Dostaniesz także gotową listę rzeczy, do których warto zrobić procedury

Jeżeli masz jakieś pytanie, to oczywiście zostaw to pytanie w komentarzu. Bardzo chętnie odpowiem.

I mam nadzieję, że przerobisz to wszystko, bo przeczytanie to jedno, a działanie to zupełnie inna sprawa. Więc teraz, jak już zapoznałeś się z tym wszystkim, to trzeba zakasać rękawy i brać się do roboty!

Jak stworzyć procedury w firmie i od czego zacząć?
5 (100%) 4 votes

15
Dodaj komentarz

avatar
6 Comment threads
9 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
8 Comment authors
Bartek PopielIlona PrzetacznikMaćkoPawełSzymon Recent comment authors
  Subskrybuj  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
Krzysztof
Gość
Krzysztof

Hej,
Wiesz że dokumenty Office-a możesz trzymać na OneDrive i działają tak samo jak dokumenty Googla 🙂 Można otwierać je w przeglądarce i bezpośrednio w aplikacji (excel, word) prosto z OneDrive. Plusem jest że w przeglądarce jest ten sam interfejs cos w aplikacji desktopowej oraz że edytcja prosto z aplikacji desktopowej zapisuje na onedrive, może też kilka osób naraz edytować. U mnie się to sprawdziło szczególnie jak się ma Office wykupionego 🙂

Ps: Fajny artykuł!

Pzdr.
Krzysztof

Michal
Gość
Michal

Bartek, bardzo fajny artykuł. Od jakiegoś czasu dokumentuję sposób działania mojej firmy. Na początku było ciężko zacząć, zrozumieć różnice pomiędzy procedurą i procesem itp… więc fajnie, że w końcu ktoś te informacje zebrał i przedstawił w prosty sposób. Myśle, że wielu osobom to pomoże. Co do narzędzi to też próbowałem Google Docs, ale ostatecznie wybrałem dla mojej księgi procedur Notion. Na początku można przetestować za darmo (limitem jest tylko ilość zapisanych inforamacji… ale spokojnie, ja napisałem większość procedur, zanim przeszedłem na wersję płatną). Notion to połączenie wielu narzędzi w jednym systemie, nie tylko zastąpiło mi praktycznie całkowicie Google Docs, ale… Czytaj więcej »

Paweł
Gość
Paweł

Strasznie kijowo się wkleiło :/. Bartku, usuń to, proszę.

Szymon
Gość

Miło się rozwijać, mimo nie posiadania już firmy. Ponownie przeszedłem na Freelancing 🙂 Ale zauważam, że procedury te i pracownicy zdalni (rozliczający się umowami zlecenie/dzieło) mogą również wykorzystać. Dzięki wielkie!

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Jak najbardziej 🙂 Dobre uporządkowanie pracy z procedurami naprawdę pomaga nie tylko przy wielkich firmach.

Maćko
Gość

Łał, jestem pod wrażeniem artykułu. Doceniam nakład pracy. Będzie świetna lektura do kawy na przerwie – jak przeczytam to wrócę do Ciebie z opinią.

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Mam ndzieję, że to będzie świetna lektura nie tylko do kawy, ale przede wszystkim do zastosowania 🙂 Czekam na opinię.

Ilona Przetacznik
Gość

Wow! Bartek! Chciałam wydrukować ten artykuł żeby spokojnie mieć go pod ręką po czym zobaczyłam jaki jest obszerny, ile przykładów i konkretów! Jestem pod olbrzymim wrażeniem i … nie wiem teraz jak mam to zrobić 😀 Gratuluję!!

Wspaniała dawka wiedzy, szczególnie w kontekście RODO i jego wdrożenia w każdej firmie. Takie procedury ułatwiają bardzo dużo.

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dzięki Ilona, kolejne artykuły już niebawem 😀