Prowadzisz małą firmę i masz już kilku pracowników, ale nie wszystko chodzi jak w zegarku? A może dopiero planujesz zatrudnić osoby, które pomogą Ci rozwinąć firmę?

W takim razie stoi przed Tobą duże wyzwanie, a mianowicie oddanie części obowiązków, które do tej pory robiłeś sam.

To nie jest proste.

Jak masz przekonanie, że nikt nie napisze takiego tekstu jak Ty, albo, że nikt nie zmontuje video lepiej niż Ty, to masz problem. Bo Twoja doba ma cały czas 24 godziny. W końcu dojdziesz do ściany. Nie da się powiększać skali działania firmy bez pomocy innych ludzi, którzy są specjalistami w swoim fachu.

Ok, dociera to do Ciebie, rozumiesz to, więc zatrudniasz pierwszych pracowników. Jednak z czasem pojawia się inny problem, bo czasami zadania się przeplatają i nachodzą na siebie.

O Monice, Agnieszce i Panu Krzysztofie 

Wyobraź sobie taką sytuację: w Twojej firmie za obsługę klienta odpowiedzialna jest Monika, a Agnieszka za księgowość. Jednak co w przypadku, gdy napisze do nas klient – Pan Krzysztof, że chciałby korektę na fakturze? Powinna to zrobić Monika (bo w końcu to obsługa klienta), czy może powinna przekazać wiadomość Agnieszce?

I jak Agnieszka poprawi fakturę, to ona wysyła ją do klienta, czy powinna powiadomić Monikę o tym, że faktura poprawiona, i już można ją odesłać do Pana Krzysztofa?

Widzisz, sprawa niby banalna, ale jak dobrze tego nie poukładasz, to będą pojawiały się błędy. Pan Krzysztof nie dostanie poprawionej faktury, bo Agnieszka ją co prawda poprawi, ale będzie myślała, że to Monika ogarnie temat, a Monika będzie przekonana, że skoro Agnieszka poprawiła fakturę, to już da znać Panu Krzyśkowi, bo tak będzie szybciej.

Taaaa Daaaa!!! Zamieszanie gotowe 😀

Przez takie niedogadane sprawy pojawiają się konflikty, spory i przerzucanie na siebie winy. A to z kolei prowadzi do toksycznej atmosfery i ludzie, zamiast skupić się na konkretnej pracy zaczynają udowadniać sobie rację.

Dlatego w LiczySieWynik.pl postanowiliśmy takie rzeczy rozwiązać w zarodku, póki firma jeszcze jest mała.

• Jak to u nas wygląda?
• Jak podzieliliśmy role?
• Kto i za co jest odpowiedzialny?

Wszystkiego dowiesz się z video znajdującego się poniżej (jest także wersja tekstowa, i wersja mp3).

Zrobiliśmy ten podział kilka miesięcy temu i sprawdza się znakomicie. Zatem śmiało korzystaj 🙂

To nie wszystko!

Dostaniesz także listę rzeczy, do których moim zdaniem powinieneś wykonać procesy i procedury w pierwszej kolejności. Mam nadzieję, że taka „ściąga” będzie dla Ciebie pomocna.

Jeżeli nie widziałeś poprzednich materiałów z tej serii, to mocno zachęcam do nadrobienia zaległości.

1. 19 powodów, dla których powinieneś wprowadzić procedury w swojej firmie
2. Jak stworzyć procedury w firmie i od czego zacząć?

Wskazówka: w prawym dolnym rogu odtwarzacza jest mała zębatka. Po kliknięciu w nią możesz zmienić prędkość odtwarzania video.

Mimo, że LiczySieWynik.pl jest na razie małą firmą to podzieliliśmy ją na konkretne działy, żeby jasne było kto, co i jak robi, i za co jest odpowiedzialny.

Jak podzielić obowiązki? – Krok po kroku

Do podziału obowiązków wykorzystaliśmy mapę myśli sporządzoną w aplikacji Mindomomo.com.  

podział ról w firmie

Mamy w firmie takie działy jak:

1. Administracja
2. Finanse
3. Marketing i sprzedaż
4. Obsługa klienta
5. Usługi
6. Produkty
7. Kadry
8. Dział IT

Nie wiem czym się zajmujesz, ale zachęcam Cię do tego, żebyś odpowiedział sobie na pytanie: Jak wygląda struktura mojej firmy?

Rozpisz sobie to, żebyś wiedział, co dokładnie się w niej dzieje.

Jako właściciel firmy pewnie zajmujesz się sprzedażą. Być może jesteś księgowym, kierowcą, zajmujesz się marketingiem, social mediami i innymi sprawami.

Ja też kiedyś robiłem to wszystko sam i naprawdę nie mam pojęcia, jak to ogarniałem.  Teraz wygląda to dużo lepiej, a ja mam więcej przestrzeni do tego, żeby pracować nie tylko w firmie, ale też nad firmą.

Jeżeli chcesz, to możesz sobie pobrać mapę myśli, którą omawiam w video, i której screeny zamieszczone są poniżej. Jest ona w formacie ".mom". Jak założysz sobie konto w mindomo.com (do 3 map możesz mieć całkowicie za darmo), to następnie możesz importować sobie moją mapę i dostosować pod swoją firmę.

»Aby pobrać mapę po prostu kliknij w ten link« 

Dobrze, przejdźmy do tego, jak dziś wygląda u nas rozkład obowiązków.

Rdzeń firmy to cztery osoby: Ola, Kamil, Krzysztof, no i ja 🙂

Najpierw przypisaliśmy sobie kolory jak widać na poniższym obrazku:

Poszczególne osoby w firmie

Potem idąc przez mapę myśli z obowiązkami od razu zaznaczaliśmy kolorami poszczególne zadania. I tak: jeżeli coś należy do Oli, to zaznaczaliśmy na różowo, jak zadania są Kamila, to na niebiesko, jak zadania są Krzysztofa, to zaznaczaliśmy na zielono, i moja zadania zaznaczone są na czerwono.

System bardzo prosty, ale najważniejsze, że działa.

Po kolei:

ADMINISTRACJA

W dziale administracja mamy m.in. takie rzeczy jak:

1. Zarządzanie kasą fiskalną

Zarządzanie kasą fiskalną

Mówimy tu nie tylko o wszelkiego rodzaju wystawianiu paragonów, wydruków, raportów miesięcznych, ale też o tych mniej prozaicznych sprawach, jak serwisowanie kasy, czy zakup rolek do sprzętu.

2. Zarządzanie fakturami

Zarządzanie fakturami

Faktury trzeba wystawiać. Im częściej i im wyższe kwoty na nich widnieją, tym lepiej. Część z nich jest wystawiana automatycznie, ale gdy wykonujemy jakąś usługę, na rzecz danej firmy (np. szkolenie) czy osoby, to wtedy wystawiamy ją ręcznie. Trzeba to monitorować, w razie czego robić korekty itd. Na koniec wszystko kompletujemy i wysyłamy do księgowej.

3. Zarządzanie umowami i dokumentami

Zarządzanie dokumentami

Po kolei ten proces wygląda u nas tak: najpierw sporządzamy i drukujemy umowę. Nie zapominamy o jej zeskanowaniu i zrobieniu kopii zapasowej, którą umieszczamy na Dropbox.  Wysyłamy wydrukowane dokumenty do podpisu zainteresowanym stronom.  Później, gdy wracają do nas to również trafiają do archiwum.

Jest tam kilka innych rzeczy, ale nie chcę Cię tym wszystkim zarzucać. To ma być tylko przykład. W pełnej mapie (możesz ją pobrać klikając tutaj) masz wszystko rozpisane.

FINANSE

1. Zarządzanie kapitałem i cały monitoring finansów.

Monitoring finansów

Tutaj mierzymy i liczymy ile wynoszą nasze koszty stałe. Monitorujemy również wydatki na takie rzeczy jak np. wyjazdy służbowe, lub integracyjne.

2. ZUS-y, podatki

3. Wynagrodzenia

Wypłata wynagrodzeń

Chyba nie trzeba tłumaczyć tej funkcji finansów 🙂 Natomiast jeśli chodzi o wynagrodzenia, to oprócz naszych pracowników wliczamy tu także wynagrodzenia wszystkich podwykonawców.

3. Opłaty kosztów operacyjnych

Opłaty kosztów operacyjnych

Tutaj mówimy o kosztach związanych z biurem.  Mamy hosting do zapłacenia, internet, domeny.  Różne usługi typu SaaS, jak na przykład Leadpages ,  Lucidchart,  albo ActiveCampaign, który jest naszym systemem do newslettera. Wszystko to wymaga regularnego opłacania, abyśmy mogli skutecznie funkcjonować.

Wszystkimi wymienionymi powyżej sprawami zajmuje się Ola.

MARKETING I SPRZEDAŻ

Marketing i sprzedaż

Dział związany przede wszystkim z tworzeniem treści, czyli wszelkiego rodzaju artykułów, wideo itd.

Najpierw odpowiadamy sobie na pytanie: Czy robimy wideo we własnym zakresie, czy też komuś je zlecamy?

Całość procesu mamy podzielone na kilka osób. Rozpoczynamy od researchu. Powstaje z tego mapa myśli.

Sprawdzamy czy wszystko logicznie się w niej spina. Czasami przekładamy ją na prostą prezentację w PowerPoincie, w której pokazane są kluczowe zagadnienia omawianego tematu. Więcej o całym procesie powstawania moich artykułów pisałem w artykule: "Artykuł filarowy: co to jest, i dlaczego warto je mieć na swoim blogu?"

Gdy jest to gotowe to dopiero zaczynamy myśleć o nagraniu. Później rozpoczynamy montaż. Gdy dostajemy wstępnie zmontowany materiał to zajmujemy się stworzeniem napisów do niego.  Również tu decydujemy czy robić to we swoim zakresie czy na zlecenie. Na końcu jest publikacja.

Jak wspomniałem ten cały proces jest u nas podzielony między poszczególne osoby. Powiedzmy, że tworzymy coś dla klienta zewnętrznego.

Najpierw robimy research i wstępną mapę. Później tę mapę weryfikujemy i poprawiamy. Następnie tworzymy prezentację, którą klient będzie mógł przeglądać podczas nagrywania.

Kluczowe zagadnienia będą pojawiać się mu na ekranie obok kamery. Po nagraniu jest montaż. Najpierw dostajemy wersję beta z wstępną edycją materiału. Teraz montażysta może dopieszczać wideo, a wersja beta trafia do firmy, sporządzającej napisy do nagrania. Później następuje cały proces publikacji.

Zauważ, że każdy z tych poszczególnych kamyczków to tak naprawdę osobny proces.  Każdy wymaga szczegółowej instrukcji. I tak np.

• Jak dokładnie robimy research?

Co przeszukujemy? Gdzie to będzie gromadzone?  W jakiej kolejności? Co bierzemy pod uwagę, a co nie?

• Jak robimy mapę myśli?

Co musi być w niej zawarte?  Później robimy przegląd. Zastanawiamy się co ta wiedza daje użytkownikowi? Czy to jest zgodne z tym, co chcemy przekazać?

Bo może być tak, że nam się coś podoba, ale jest to tylko fajna teoria i niewiele ona przybliży uczestnika kursu do konkretnego wyniku. Wtedy należy tą mapę aktualizować.

Tak właśnie wygląda podział pracy w naszej firmie 🙂

Na początku wszystko rozpisaliśmy na działy, by potem ustalić kto zajmuje się ich poszczególnymi częściami. Przyjęliśmy przy tym zasadę, że zawsze jedna osoba jest odpowiedzialna za daną rzecz tzn. nawet jeżeli pracuje przy niej więcej osób, to ta jedna, konkretna osoba czuwa, by wszystko było tam w porządku.

Co nam to dało? Jak wspomniałem wcześniej rdzeń firmy to cztery osoby:

1. Ola,
2. Kamil
3. Krzysztof
4. Bartek

Ludzie w firmie

Ola zajmuje się administracją, finansami, robi prezentacje z mapy myśli na PowerPoincie, oraz jak trzeba, to pracuje nad dopasowywaniem napisów. Jej główna funkcja związana jest z finansami i administracją więc jest naszym Finance Managerem.

Kamil – zajmuje się obsługą klienta, koordynuje projekty i czuwa nad kwestiami technicznymi. Jest naszym Project Managerem.

Krzysztof – do niego należy montaż wideo i tworzenie grafik. Przejął też po części publikowanie różnego rodzaju rzeczy w social mediach, ale przede wszystkim jest naszym Visual Design Specialist.

Bartek - założyciel. Na moich barkach leży planowanie strategiczne czyli m.in ustalanie w jakim kierunku podąża firma, w jakich projektach bierzemy udział, jak powinniśmy przeprowadzić kampanię itd.

Oczywiście zajmuję się przede wszystkim przygotowywaniem treści. Decyduję co ma pojawić się na blogu, oraz zarządzam firmą.

Zauważ, że nie zrobiliśmy tak jak większość firm, że jest stanowisko i do niego przypisane są zadania, tylko u nas nazwa stanowiska wynikła z tego, kto i jakie zadania robi.

Do każdego z nas przypisane jest wiele różnych ról. Każdy ma swój główny aspekt działalności i mniejsze funkcje, które również ogarnia. Gdy przestaniemy wyrabiać się czasowo z konkretnymi zadaniami, to wtedy pomyślimy o dalszym delegowaniu.

Gdy zrobisz tak szczegółową rozpiskę, to jasno zobaczysz do czego potrzebne Ci będą konkretne zasady, procesy, procedury.

Po rozpisaniu i rozdzieleniu odpowiedzialności za poszczególne obowiązki będziesz mógł jasno określić, kto ewentualnie przejmie od Ciebie (lub innej osoby) dane rzeczy. Oczywiście na początku zapewne będzie tak, że przy wszystkim zaznaczysz swoje imię. To normalna sprawa, pracując w pojedynkę wszystko jest na Twojej głowie.

Niezbędna lista procedur

Teraz jak już role są podzielone porozmawiamy jeszcze o procedurach do takich obszarów, które są praktycznie w każdym przedsiębiorstwie.

Do czego warto zrobić procedurę w swojej firmie? Już mówię:

1. Proces produkcji

Najpierw określ, jak w ogóle wygląda Twoja robota, tak abyś mógł po prostu wykonywać jej więcej. Dzięki temu prawdopodobnie zarobisz więcej.  W wielu firmach ta zależność przekłada się bezpośrednio jedno na drugie.

Zrobisz więcej zdjęć – masz więcej pieniędzy.

Zrobisz więcej stron internetowych – masz więcej pieniędzy.

Napiszesz więcej tekstów jako copywriter – masz więcej pieniędzy.

W pierwszej kolejności rozpisz dokładnie to, co przyczynia się do powiększenia salda Twojego konta.

2. Obsługa klienta

Zawrzemy tutaj szeroko pojętą obsługę klienta, która ma u Ciebie miejsce. Kontaktujesz się z nim telefonicznie? A może tylko drogą elektroniczną przez np. maila?

Musisz sprawdzić czy posiadasz ustandaryzowane, jasne zasady, np. do przedstawiania się, gdy rozpoczynasz rozmowę. Na przykład: „Liczy Się Wynik, Bartek Popiel z tej strony”. Czy masz taką formułkę?

3. Oferty handlowe

Oczywiście oferty będą się od siebie różniły w zależności od klienta, ale możesz mieć kilka rodzajów szablonów. Dzięki nim wystarczy dobrać stworzony wcześniej moduł, kliknąć Generuj i potem Wyślij.  Wtedy niemal od razu masz gotową ofertę dla danego rodzaju klienta.

4. Marketing

Marketing często kojarzony jest z tym, że jest to rzecz spontaniczna i nie ma co jej planować. I tak i nie.

Czasami, gdy wpadnie Ci do głowy jakiś pomysł, to warto zadziałać od razu. U mnie też nieraz bywa tak, że pojawia się jakieś olśnienie co do kształtu tekstu newslettera, albo gdy mam ochotę napisać coś na Facebooku.

Po prostu coś mi wpadnie do głowy i chcę się tym podzielić ze światem. Publikuję ten wpis…. i nagle ma to niesamowity wydźwięk, olbrzymią liczbę komentarzy i reakcji.

Innym razem siedzę nad tekstem, zmóżdżam się nad nim, układam, poprawiam i koryguję.  I jeszcze potem coś w nim poprawiam. Daję komuś do poprawy…..i jeszcze sprawdzam sam.  Już myślę, „Wow, to będzie taki super materiał, to na pewno pięknie siądzie”……i okazuje, że zainteresowanie jest dużo mniejsze, niż myślałem, że będzie.

W marketingu różnie z tym bywa, trzeba być przygotowanym, że na wszystko nie masz wpływu,  ale za to dużo rzeczy można wcześniej naprawdę sensownie poukładać.

• Marketing online

Jeżeli w firmie skupiasz się na marketingu online, to możesz mieć konkretną procedurę robienia treści. Gdy wpadnie Ci do głowy pomysł na artykuł to jasne, że możesz go napisać tak z marszu. Ale dlaczego nie tworzyć go według konkretnej procedury? Wtedy pójdzie to po prostu szybciej. Tak samo możesz mieć jakąś procedurę zarządzania social mediami, czy tworzenia wideo.

• Marketing offline

Jeżeli bywasz na różnego rodzaju konferencjach, szkoleniach, targach branżowych, to odpowiedz sobie wcześniej na kilka pytań takich jak: po co tam w ogóle idziesz / jedziesz? Czego oczekujesz od tych wydarzeń?

Jeżeli jest jakaś konferencja, to możesz wcześniej na Facebooku sprawdzić kto jeszcze pojawi się na tym wydarzeniu. Możesz przejrzeć profile tych osób, i zdecydować z kim, i na jaki temat chcesz porozmawiać.

Czy jedziesz tam, żeby pozyskiwać partnerów do współpracy? By poznać ludzi? Może jedziesz tam, żeby wejść w branżę? Warto mieć to wszystko w jakiś sposób poukładane.

Czasami jest tak, że ludzie jadą na jakąś konferencję, wracają z niej i mówią:

„Kurczę, tam był ten super gość. Przeczytałem kilka jego książek. Szkoda, że do niego nie zagadałem”.

Możesz więc stworzyć taką procedurę poznawania ludzi na konferencjach. Zbierasz do nich kontakty a po powrocie, dodajesz ich jako znajomych na Facebooku i wysyłasz wiadomość w stylu:

„Hej, mam nadzieję, że wróciłeś szczęśliwy do domu po konferencji, i że masz dużo fajnych przemyśleń.  Miło było Cię poznać. Mam nadzieję, że pozostaniemy w kontakcie”.

Taka mała rzecz na pewno pomoże Ci być lepiej zapamiętanym przez tych ludzi, bo jakieś 99% uczestników tej samej konferencji nie wykona po niej żadnego działania w celu podtrzymania nawiązanych tam relacji.

5. Obsługa posprzedażowa

Co dzieje się po tym, jak klient kupi coś u Ciebie? Jaka jest Twoja komunikacja po pierwszym zakupie? Dzwonisz do niego? Przygotowujesz sekwencję maili? Wysyłasz ankietę z prośbą o opinię?

6. Budowa zespołu

To nieco bardziej złożona sprawa, więc pozwól, że zatrzymamy się tutaj chwilkę dłużej.

Przygotuj sobie:

• Opis obowiązków na danym stanowisku
• Profil kandydata

Gdy wypiszesz sobie obowiązki, które będzie wykonywać nowa osoba, to musisz przygotować jej profil, żeby nie wybrać kogoś, z kim się tylko fajnie rozmawia 🙂

Często jest tak, że dana osoba potrafi się doskonale sprzedać. Przyjdzie na rozmowę kwalifikacyjną i całkowicie Cię zbajeruje. Zachwycony przyjmujesz ją do pracy, przydzielasz do konkretnych zadań i nagle….klops. Okazuje się, że nowy pracownik kompletnie nie odnajduje się w temacie.

Musisz zrobić opis obowiązków i później zastanowić się nad charakterem człowieka, którego zatrudnisz na te stanowisko. Dla mnie charakter jest ważniejszy niż umiejętności.

Jeszcze raz - charakter jest ważniejszy niż umiejętności.

Umiejętności szybko da się nadrobić, a zmiana charakteru, to kolosalne wyzwanie.

Inną osobę wybierzesz, by zajmowała się tylko programowaniem, a zupełnie inną do roli handlowca.  Handlowiec będzie raczej takim ekstrawertykiem – trochę dzikim, narwanym gadułą. Programista może być osobą o wiele spokojniejszą, stonowaną, wyciszoną.

Zależy, kogo i do czego potrzebujesz.

Następnie będą takie rzeczy jak:

• Napisanie ogłoszenia
• Dystrybucja ogłoszenia
• Rozmowa z kandydatami
• Wybór najlepszych kandydatów
• Wdrożenie nowego pracownika

Kiedy przyjdzie nowa osoba zarezerwuj sobie kilka dni na spokojną rozmowę i wprowadzenie. Kiedyś usłyszałem coś takiego:  „Pierwszy miesiąc pracy, to miesiąc dla świeżaka. Bądź w tym czasie bardzo wyrozumiały.”.

Często pracodawcy oczekują, że pracownik powinien od razu wszystko wiedzieć i rozumieć.

To tak nie działa 🙂 Trzeba na początku naprawdę tolerancyjnie i grzecznie tłumaczyć co i jak. Może coś warto spisać? Może coś jeszcze raz wytłumaczyć?  Zrobić jakieś screeny?  Może warto nagrać wideo, właśnie wtedy jak coś tłumaczymy pracownikowi?

Wtedy upieczemy dwie pieczenie na jednym ogniu. Z jednej strony robimy procedurę, a z drugiej od razu kogoś uczymy. Dzięki temu ten pracownik wdraża się później o wiele szybciej. Nie mówiąc już o kolejnych osobach, które być może będą wykonywać to samo zadanie.

Te wszystkie rzeczy, które wyżej omawiam pojawiają się praktycznie w każdej firmie, więc masz tu już taką małą ściągę. Teraz nie pozostaje Ci nic innego, jak zakasać rękawy i naprawdę wziąć się do roboty.  Jest z tym trochę pracy. Jasne, że tak.

Tego nie da się wykonać w jeden dzień, ale rób to małymi krokami.  Wierz mi, że to naprawdę wniesie Twoje przedsiębiorstwo na zupełnie nowy poziom. Jeśli sumiennie nad tym przysiądziesz, to Twoja firma będzie działała dużo, DUŻO sprawniej.

To jest tylko wierzchołek góry lodowej.  Znacznie więcej tego typu treści znajdziesz w kursie „Liczy Się Strategia”.

Udostępnisz dalej?

Mam do Ciebie prośbę na sam koniec.  Chciałbym, żebyś pomógł mi w szerzeniu tego materiału. Jeżeli możesz, to udostępnij go na Facebooku,  wyślij komuś mailem albo Messengerem.  Podeślij komuś linka z treścią: „Hej, to jest coś z czym moim zdaniem powinieneś się zapoznać!”.

Z góry bardzo, bardzo Ci dziękuję!❤❤❤

Jeżeli masz jakieś pytania, prośby, sugestie, albo po prostu chcesz napisać, że zrobiliśmy dobrą robotę, no to śmiało - nie krępuj się 😉