Jakim programem robić w firmie procesy, procedury i instrukcje?

procedury procesy instrukcje
Jakim programem robić w firmie procesy, procedury i instrukcje?

Chcesz zacząć tworzenie procedur, procesów i instrukcji w swojej firmie?

Chcesz, żeby wszystko działo się sprawniej, i żeby każdy wiedział co robić?

Widziałeś mojej poprzednie materiały o procedurach i wiesz, że Twoja firma bardzo tego potrzebuje, ale nie wiesz jaki program do tego wykorzystać?

W takim razie koniecznie zapoznaj się z dzisiejszym materiałem!

Pokazuję w nim najpopularniejsze i najprostsze rozwiązania. Niektóre są dostępne za niewielką opłatą (ale praca na nich jest wygodniejsza i bardziej intuicyjna), ale jeśli nie chcesz inwestować w to pieniędzy, to są też rozwiązania całkowicie darmowe. Są nieco uboższe pod kątem funkcjonalności, ale na początek w zupełności wystarczą.

Z nagrania (lub tekstu) dowiesz się:

  • Jakie są najprostsze programy i aplikacje do tworzenia procedur?
  • Czy warto inwestować w płatne rozwiązania jak LucidChart czy Gliffy?
  • Jakim prostym narzędziem można wykonać niezliczoną ilość dokumentów całkowicie bezpłatnie?

Jeżeli nie widziałeś poprzednich materiałów z tej serii, to mocno zachęcam do nadrobienia zaległości.

  1. 19 powodów, dla których powinieneś wprowadzić procedury w swojej firmie
  2. Jak stworzyć procedury w firmie i od czego zacząć?
  3. Jak podzielić obowiązki w firmie?

W dzisiejszym nagraniu zobaczysz fragment kursu “Liczy Się Strategia”, do którego będzie można ponownie się zapisać na początku 2019 roku. Jeżeli chcesz być poinformowany o starcie kampanii w pierwszej kolejności, to kliknij tutaj i zapisz się na listę priorytetową.

Wskazówka: w prawym dolnym rogu odtwarzacza jest mała zębatka. Po kliknięciu w nią możesz zmienić prędkość odtwarzania video.

 

Wersja tekstowa

Tym razem pokażę Wam programy, z którymi zaczniesz tworzenie procedur. Z jakich sami korzystamy i jakie są do nich alternatywy?

Porozmawiamy o czterech narzędziach. Najpopularniejsze to:

Omówimy je wszystkie po kolei.

Lucidchart.com

Mam wykupiony abonament w Lucidchart.com. Mówiąc szczerze – uwielbiam ten program. Od razu mogę wybierać okienko, od niego automatycznie tworzy się strzałka i dalej możemy wybrać, czy prowadzi ona do procesu, czy decyzji (tak czy nie). Poza tym LucidChart ma dużo gotowych rozwiązań i szablonów, które wystarczy dostosować pod swoje projekty.

Lucidchart template

Template do lucidcharta

Lucidchart tworzenie procedury

Zaczynamy tworzenie procedury w lucidchart

Mogę wybrać decyzję i ustalić kolejny proces, który wiąże się z podjęciem konkretnej decyzji. Można to rozpisywać, wykorzystywać różne kształty i opcje, co czyni całość bardziej czytelną.

Polecam Lucidchart, bo jest bardzo intuicyjnym narzędziem. Pozwala zmieniać kolory, obramowanie, ustalać pogrubienie, rozmiar czcionki i wiele innych ustawień. Te standardowe opcje są wystarczające. 

W ustawieniach możemy też wybrać kartkę A4 ustawioną w poziomie. To jest wygodne, bo gdy chcemy taki dokument zapisać, to dostajemy go w PDFie. Dzięki temu możemy go wydrukować zachowując jakość, włożyć do koszulki, lub segregatora i w ten sposób tworzyć księgę procedur w firmie. Księga może być dostępna online, ale również fizycznie, wydrukowana, co może być bardzo przydatne. Twój pracownik może trzymać taką książkę na biurku i zaglądać do niej w razie potrzeby.

Gliffy.com

Gliffy.com działa na tej samej zasadzie. Te dwa programy są bliźniacze i tak naprawdę niewiele jest między nimi różnic. Poniżej screen z tego, jak wygląda Gliffy po zalogowaniu: 

gliffy

gliffy

Pracowałem na obu, jednak Lucidchart bardziej mi odpowiada. Jest dla mnie bardziej intuicyjny. A jak to wygląda pod względem cenowym?

Zarówno Gliffy.com jak i Lucidchart.com są płatnymi programami. Gliffy.com kosztuje 5$ miesięcznie. Oczywiście zapłacisz mniej, jeśli wybierzesz opcję roczną. Jeśli chodzi o Lucidchart.com, to wygląda to różnie w zależności od pakietu. Podstawowy kosztuje 4.95$, choć wiadomo, że może do tego dojść podatek VAT. Nie są to jakieś porażające ceny, ale warto pamiętać, że jest też wersja darmowa.

W obu programach możecie za darmo przygotować 3 dokumenty, co całkowicie wystarczy na potrzeby przetestowania. Na dłuższą metę może się zrobić kłopotliwie. No ale jak to mówiła babcia Popielowa, dla chcącego nic trudnego.

Możesz to zrobić tak:

  • zrób 3 mapy procesów
  • wydrukuj je lub zapisz jako PDF
  • skasuj te mapy z Lucidchart
  • przygotuj 3 kolejne mapy
  • itd.

Problem jest z tym, że w przypadku edytowania, poprawiania i ulepszania wszystko musisz przepisywać od nowa. A właśnie po to rozpisujemy procesy, żeby je doskonalić i usprawniać. Zmiany są więc nieuniknione.

Moim zdaniem nie jest to warte tych 5$. Oczywiście, na początku można się z tym bawić, ale są też różne inne rozwiązania.

Draw.io

draw.io

draw.io

Kolejne to Draw.io, które ma wiele gotowych szablonów. W odróżnieniu od dwóch poprzednich ten program nie podpowiada kolejnych kroków w tworzeniu dokumentu. Lucidchart od razu proponuje następny kształt, którym możemy się posłużyć. Tutaj musimy ustawiać to ręcznie.

Możemy zmniejszać i powiększać okienka oraz zapisywać dokumenty w różnych formatach. To również usprawnia działanie firmy. 

Jego niewątpliwą zaletą jest fakt, że w wersji bezpłatnej możemy tworzyć nielimitowaną ilość projektów, ponieważ nasze prace nie są przetrzymywane na ich przestrzeni dyskowej, ale Draw.io pyta na starcie czy chcemy pobrać nasz diagram na Google Drive, OneDrive czy na dysk komputera.

Rysunki Google

Na dysku Google Drive wchodzisz w: Nowy -> Więcej -> Rysunki Google, lub wpisujesz w przeglądarce drawings.google.com.

Rysunki Google

Rysunki Google

Możemy wstawiać różne kształty i zapisywać je, ale z tym programem jest dużo więcej zabawy. Automatycznie nie tworzy nawet strzałek, więc sam musisz szukać tych opcji. Gdy chcesz dodać kolejny element, to najlepiej jest kopiować kształty, których już użyłeś i wklejać je obok. Program pomaga w wyrównywaniu okien tekstu, co jest bardzo pomocne w  trzymaniu czytelnej i zrozumiałej całości.

Jak widzicie ze wszystkim trzeba się bawić po kolei, przez co zajmuje to więcej czasu, ale de facto nie jest to wielki problem. Zawsze jest coś kosztem czegoś.

Albo mamy program płatny, który jest bardzo intuicyjny i wygodny, albo program darmowy z nieograniczoną możliwością przygotowania projektów, ale praca na nim jest trochę utrudniona. Wciąż nie ma z tym aż takiego problemu, bo plik można zapisać jako PDF.

To jest o tyle dobre, że mamy możliwość modyfikacji wszystkiego, na przykład możemy usuwać wypełnienie, by nie marnować tuszu przy druku. Tak to wygląda pod kątem tworzenia w Rysunkach Google. Jest to najprostsze, darmowe rozwiązanie. 

W przypadku wstawiania decyzji możemy skorzystać ze strzałki – łącznika zakrzywionego w celu odróżnienia procesu od decyzji. To może powodować trochę więcej pracy, zwłaszcza na początku przy przyzwyczajaniu się do programu, ale pewnie po jakimś czasie można się w tym wyszkolić.

Na początek Rysunki Google mogą być wystarczającą opcją. Fajne jest to, że tutaj możemy dowolnie zmieniać rozmiar okienek i modyfikować całość, można zaznaczyć całą grupę kształtów, przesunąć ją, co może być przydatne przy dodawaniu kolejnych elementów. Bezpłatne rozwiązanie, z którego możecie korzystać.

Na początek te 4 programy w zupełności wystarczą 🙂 Z nimi spokojnie zaczniesz tworzenie swoich pierwszych procedur.

To jest tylko wierzchołek góry lodowej.  Znacznie więcej tego typu treści znajdziesz w kursie „Liczy się strategia”.  W tej chwili tego kursu nie można zakupić. Na początku 2019 roku otworzymy ponowne zapisy.

 

Zapisy na kurs “Liczy Się Strategia”

ZAKOŃCZONE

Jeżeli:
1. Chcesz mieć stały strumień klientów, dla których cena nie jest najważniejszym czynnikiem przy zakupach.

2. Chcesz znacząco poprawić sprzedaż w swojej firmie (być może nawet o kilkaset procent!)

3. Chcesz, aby Twoja firma działała jak dobrze naoliwiona maszyna

.

Udostępnisz dalej?

Mam do Ciebie prośbę na sam koniec.  Chciałbym, żebyś pomógł mi w szerzeniu tego materiału. Jeżeli możesz, to udostępnij go na Facebooku,  wyślij komuś mailem albo Messengerem.  Podeślij komuś linka z treścią: „Hej, to jest coś z czym moim zdaniem powinieneś się zapoznać!”.

Z góry bardzo, bardzo Ci dziękuję!❤❤❤

Jeżeli masz jakieś pytania, prośby, sugestie, albo po prostu chcesz napisać, że zrobiliśmy dobrą robotę, no to śmiało – nie krępuj się 😉

Chcesz POTROIĆ swoją efektywność osobistą? Kliknij tutaj >>>

Chcesz działać w stanie podwyższonej efektywności i koncentracji, tak by móc spokojnie znaleźć czas na budowę zespołu i robienie procedur?

W takim razie odbierz całkowicie za darmo ebooka “Przestań jęczeć i weź się wreszcie do roboty!”

Tytuł jest nieco prowokacyjny, ale w środku znajdziesz mnóstwo konkretnej i praktycznej wiedzy.

Ebooka pobrało już ponad 75.000 osób! Dostępny jest w formatach: pdf, mobi, ePub.

To nie wszystko! Jest także w formie audiobooka, zatem idealna sprawa na spacer, do biegania, podczas dojazdu na uczelnię lub do pracy. To jest całkowicie bezpłatne.

Aby pobrać ebooka kliknij w okładkę.

przestań jęczeć

„Ok Bartku, wszystko jasne jak słońce. Zapisuję się, biorę ebooka
i rozumiem, że mogę się wypisać w każdej chwili.”

Jakim programem robić w firmie procesy, procedury i instrukcje?
5 (100%) 4 vote[s]

16
Dodaj komentarz

avatar
8 Comment threads
8 Thread replies
2 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
9 Comment authors
Bartek PopielMagdalena SpyraMichałSebastianAdam Recent comment authors
  Subskrybuj  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
Karol
Gość
Karol

Ta seria spadła mi jak z nieba – choć nie mam firmy, chce zdecydowanie usprawnić działanie Samorządu Studenckiego w którym działam. To o czym tu czytam i oglądam, to jest dokładnie to czego potrzebujemy. Choć wiele pracy przed nami, myślę że pozytywne efekty są nieuniknione 😀

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Super. Cieszę się, że tak do tego podchodzisz. Doświadczenie, które zdobędziesz teraz na pewno będzie w przyszłości procentować!

Hubert
Gość
Hubert

Bartek to jest świetne. Dziękuję za Twoją pracę! Jestem na starcie z firmą i wszystko się układa również dzięki wiedzy z Twoich źródeł. Wszystkiego dobrego!

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dziękuję serdecznie i powodzenia, nie tylko na starcie z firmą 🙂

Bartek
Gość
Bartek

Cześć, materiały, które publikujesz są faktycznie bardzo wartościowe. Jestem bardzo ciekaw kursu o strategii, jak bardzo kompleksowo potraktujesz temat – 186 filmów no to chyba bardzo:). Z zagadnienie, które mnie np. najbardziej interesują to realizacja firmy w sieci, czyli od logo poprzez stronę internetową, sklep i cały mechanizm działania czegoś takiego co Ty na przykład masz. Zakładam, że to wszystko jest mocno automatyczne, tylko trzeba wiedzieć jakie części należy kupić od kogo i jak je złożyć.

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

O tym też wspominam w kursie 🙂

Igor
Gość
Igor

Cześć, Bartek! Dziękuję za ten artykuł oraz za całą serię! Moim zdaniem takie zagłębienie się w temacie przez dłuższy czas to fantastyczna sprawa! Dzięki temu można stopniowo przyswajać nową wiedzę oraz przypominać sobie poprzednią – dajemy mózgowi sygnał, że treść jest ważna i ma ją zapamiętać 😀 Pozdrawiam!

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dokładnie 🙂 Dzięki za komentarz Igor!

Adam
Gość
Adam

Procedury pisze się w wordzie, bo to głównie tekst. Ty tu mówisz o czymś zupełnie innym. O schematach, które mogą co najwyżej być częścią procedury. Mylenie pojęć.

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Procedura to niekoniecznie jedynie tekst. Schematy i reguły są częścią procedury, ale ja tu mówię o szerszym aspekcie. Najważniejsze, by procedury służyły jak najlepiej konkretnym osobom i metoda ich spisania w formie tekstowej, graficznej, video czy innych powinna być dostosowana w zależności od potrzeb.

Sebastian
Gość
Sebastian

Świetnym darmowym narzędziem do tworzenia notacji BPMN (tworzenia diagramów procesów) jest Bizagi.
Sam z niego korzystam i bardzo sobie chwalę.
Warto też się zapoznać ze oznaczeniami symboli BPMN.
Dużą pomocą w tworzeniu procesów jest książka Marka Piotrowskiego “Procesy biznesowe w praktyce” wydana przez wydawnictwo Helion (jest też dostępna w formacie .pdf.)
Mi ten zestaw bardzo pomógł.

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dzięki za uzupełnienie Sebastian 🙂

Michał
Gość

Dzięki Bartku za ten wpis! Z tego co widzę, to Lucidchart daje studentom i wykładowcom możliwość korzystania za darmo w formie konta Educational. Tutaj źródło: https://www.lucidchart.com/pages/usecase/education

Myślę, że warto byłoby o tym wspomnieć, pozdrowienia!

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dzięki za te cenne uzupełnienie 🙂

Magdalena Spyra
Gość

Jak najprostsze przestają wystarczać to polecam bizagi modeler. Używamy go do rozpisywania dość skomplikowanych procesów w gospodarce magazynowej i dystrybucji. Według mnie ideałem jest MS Visio ale Bizagi daje radę. Ciekawa sprawa, że małe firmy (1-20 os) mają czasem lepiej rozpisane procedury niż spółki korporacji gdzie albo niby procedury są jakby się ktoś zapytał ale zanim informacja dotrze do odpowiedniej osoby to mija długi czas.

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Dzięki za polecenie tych programów Magdalena! Z wprowadzaniem procedur w małych firmach jest o tyle lepiej, że od razu widać co nie działa i co można z marszu poprawiać. W wielkich korporacjach, szczególnie, gdy od początku nie mieli skutecznych procedur jest znacznie trudniej.