Jak ulepszyć otoczenie, żeby pracować efektywniej?

W tym artykule pisałem, że środowisko i sytuacja mają ogromny wpływ na to, czy udaje nam się pracować efektywniej. Wspomniałem także o schemacie odpowiedniego dostosowania środowiska, którego nauczyłem się z książki: Pstryk! Jak zmieniać, żeby zmieniać.

Poniżej skupię się na dwóch punktach tego schematu. Należą do niego:

1. Określ instrukcję wymuszającą poprawne działanie.

W artykule “The person and the situation: Perspectives of social psychology.” (New York 1991) L. Ross oraz R.E Nisbett opisały badanie, w ramach którego przeprowadzono zbiórkę żywności.

Na pewnym kampusie postanowiono zrobić badania sprawdzające hojność studentów. Zostali oni podzieleni na dwie grupy.

Pierwsza grupa otrzymała list, w którym proszono o przyniesienie żywności w puszkach na plac Tressider mieszczący się w centrum kampusu.

Druga grupa otrzymała list, który zawierał:

  1. Mapę z zaznaczonym miejscem, w którym odbędzie się zbiórka żywności.
  2. Sprecyzowano produkt, który mają przynieść. Poproszono ich, żeby zabrali ze sobą puszkę fasoli.
  3. Mieli zastanowić się kiedy będą przechodzili obok miejsca zbiórki. W ten sposób mogli oddać puszkę fasoli np. w drodze na konkretny wykład.

Wyniki były szokujące. Spośród uczniów, którzy dostali bardzo ogólną informację “odbędzie się zbiórka żywności” jedzenie przyniosło zaledwie… 8%. Wśród osób, które dostały konkretne instrukcje puszkę fasoli przyniosło aż 42 %.

To pokazuje jak istotne jest tworzenie dokładnych i precyzyjnych wytycznych. Dzięki nim znacząco zwiększa się szansa, że Twój cel zostanie osiągnięty.

Jeśli posiadasz firmę, zadbaj by wprowadzać jasne, klarowne procedury i zasady. Twoi pracownicy będą wtedy działać o wiele efektywniej. A to przeniesie się przede wszystkim na wyniki finansowe. Więcej o tym jak stosować procesy i procedury w firmie dowiesz się z mojej serii artykułów :

  1. 19 powodów, dla których powinieneś wprowadzić procedury w swojej firmie
  2. Jak stworzyć procedury w firmie i od czego zacząć?
  3. Jak podzielić obowiązki w firmie?
  4. Jakim programem robić w firmie procesy, procedury i instrukcje?
  5. Jakie procedury ułatwiają nam pracę?
  6. Chcesz zdobyć serce klienta? Poprowadź go za rękę!
  7. Jak rozpisać prosty proces krok po kroku?

Opisuje w nich punkty zawarte także w tym tekście z o wiele szerszej perspektywy. Więc jeśli chcesz zgłębić temat list kontrolnych i instrukcji to zapraszam 🙂

Chcesz POTROIĆ swoją efektywność osobistą? Kliknij tutaj >>>

Chcesz wiedzieć jak działać efektywnie, jak utrzymać długo stan “laserowej koncentracji”, i w ciągu 3 dni robić więcej, niż większość ludzi w tydzień?

W takim razie odbierz całkowicie bezpłatnie ebooka “Przestań jęczeć i weź się wreszcie do roboty!”

Tytuł jest nieco prowokacyjny, ale w środku znajdziesz mnóstwo konkretnej i praktycznej wiedzy.

Ebooka pobrało już ponad 75.000 osób! Dostępny jest w formatach: pdf, mobi, ePub.

To nie wszystko! Jest także w formie audiobooka, zatem idealna sprawa na spacer, do biegania, podczas dojazdu na uczelnię lub do pracy. To jest całkowicie bezpłatne.

Aby pobrać ebooka kliknij w okładkę.

przestań jęczeć

„Ok Bartku, wszystko jasne jak słońce. Zapisuję się, biorę ebooka
i rozumiem, że mogę się wypisać w każdej chwili.”

A kartę wziąłeś?

Kolejnym ciekawym przykładem może być działanie bankomatów. Otóż kilka lat temu działały one nieco inaczej w swej końcowej fazie – najpierw odbierało się gotówkę i dopiero później wyskakiwała karta.

Niestety to powodowało, że wiele osób zabierało pieniądze i zapominało o karcie. Oczywiście najprościej byłoby zwalić wszystko na ludzi, na to, że nie czytają ze zrozumieniem, że są idiotami itd.

Na szczęście zrozumiano, że problem nie tkwi w człowieku, ale w sytuacji.

Dlatego banki wpadły na pomysł, aby te dwa ostatnie kroki po prostu zamienić. Dzisiaj najpierw dostajesz kartę, a dopiero po chwili pojawia się gotówka 🙂

Jak to wykorzystać w działaniu? Jak wspominałem w artykule o pracy zdalnej: trzeba zorganizować sobie takie środowisko pracy, żeby niemożliwe było nie zrobienie tego, co chcesz.

Przykładowo: biorąc się za pisanie tekstów, organizuję czas w konkretne bloki. W czasie ich trwania dbam o to, by być całkowicie odciętym od otoczenia. Informuję pozostałe osoby w firmie, że następne godziny pracuję nad projektem. Na telefonie włączam tryb samolotowy. Wszystkie materiały potrzebne do pisania ściągam na dropboxa, by być pewnym, że buszowanie w sieci nie rozproszy mojej koncentracji.

Dzięki temu wszystkie teksty powstają znacznie szybciej.

2. Stwórz listę kontrolną.

Na pewno kojarzysz firmę Red Bull. Od wielu wspiera ona wszelkiego rodzaju bardziej ekstremalne sporty i wydarzenia. W ten sposób ich produkt kojarzy się właśnie z szybkością, wolnością, dodaniu “życiu skrzydeł”. Te inicjatywy to m.in. Red Bull Air Race, helikopterowe akrobacje Aarona Fitzgeralda, Red Bull King of Air. Polecam też zobaczyć  wyczyny Polaków w 2018 roku, które były sponsorowane przez Red Bulla.

Te wszystkie przedsięwzięcia wymagają od uczestników hektolitrów potu i przygotowań, by w ogóle mogły się odbyć i to z sukcesem. Równie ważne jest przygotowanie wszelkiego rodzaju szczegółowych planów przed samym startem. Dzięki temu organizatorzy starają się minimalizować prawdopodobieństwo tego, że coś pójdzie nie tak.

Przy takich ekstremalnych wydarzeniach często jeden detal może decydować o życiu lub śmierci.  Te szczegółowe przygotowania były bardzo widoczne podczas rekordowego skoku Felixa Baumgartnera w 2012 roku w Red Bull Stratos. Felix w swojej kabinie miał przed oczami bardzo rozbudowaną listę kontrolną.

Jak ulepszyć otoczenie, żeby pracować efektywniej?

Tuż przed samym skokiem wraz bazą startową sprawdzał punkt po punkcie czy wszystko zostało należycie przeprowadzone.

Wyobrażasz sobie co by było, gdyby akcja kosztująca miliony nie powiodła się tylko przez to, że Felix zapomniałby o wciśnięciu jakiegoś przycisku?

Dlaczego potrzebujesz listy kontrolnej? Powód jest prosty. Ludzka pamięć po prostu jest zawodna. Nawet jeśli wykonałeś daną czynność już milion razy, to przy milion pierwszym możesz się pomylić.

Pamiętam jak swego czasu nagrywałem materiał video smartfonem. Wyciszyłem go, odpowiednio ustawiłem i włączyłem nagrywanie.

Wtedy jeszcze nie wiedziałem, że jak ktoś do mnie w tym czasie zadzwoni, to tryb nagrywania automatycznie się wyłączy. No i się wyłączył po 10 minutach, a ja niczego nie świadomy mówiłem dalej przez kolejne 30 minut. Kiedy się zorientowałem, to nie było mi do śmiechu.

Innym razem, kiedy sprzętu już trochę przybyło nie wyciszyłem telefonu podczas nagrania. Oczywiście akurat wtedy ktoś musiał zadzwonić. Później wielokrotnie musiałem nagrywać ten konkretny fragment materiału.

W ten sposób nauczyłem się w praktyce, że podczas nagrań trzeba zawsze pamiętać o włączaniu trybu samolotowego w smartfonie.

Ale…..

to co może być zgubne w takich sytuacjach to zbytnia pewność siebie. Myślenie, że skoro coś robiło się tyle razy, to na pewno wszystko wyjdzie. Niestety życie pokazuje, że można się na takiej pewności nieźle przejechać. Mimo doświadczenia w nagrywaniu kolejnych filmów i tak zdarzało mi się zapomnieć  o – wydawałoby się – jednej z podstawowych rzeczy.

Te wszystkie doświadczenia sprawiły, że teraz jestem zwolennikiem tworzenia właściwych i precyzyjnych schematów działania w firmie. To naprawdę pomaga, a przede wszystkim oszczędza mnóstwo czasu.

Dlatego stworzyłem checklistę do nagrywania video. Wygląda ona w dużym uproszczeniu tak:

  • Scenariusz – im lepszy scenariusz, tym szybciej będzie nagrany cały materiał
  • Wyczyścić karty pamięci
  • Mikrofon – sprawdzić czy włączony
  • Telefon – wyciszyć
  • Przedstawienie się
  • ZapowiedźŸ – w jednym zdaniu powiedz czego się nauczą
  • Treść
  • Podsumowanie – powtorzenie kluczowych punktów
  • CTA – zawołanie do akcji – “Kliknij w link poniżej” itp.

 

Cisza! Schodzimy poniżej 10.000m!

Z list kontrolnych korzystają także linie lotnicze. Jeden z punktów mówi o zakazie luźnych rozmów poniżej pułapu 10.000 m. Ten punkt nazwano „zasadą sterylnego kokpitu”. Kiedy samolot jest wyżej osoby przebywające w kokpicie mogą rozmawiać o pogodzie, krytykować rząd i pracodawcę, ale poniżej tego pułapu wszelkie lekkie tematy schodzą na bok.

Tą zasadę wprowadzono po zbadaniu zawartości czarnych skrzynek z katastrof lotniczych lat 70-tych. Zauważono, że dość częstym powodem wypadków była zbyt luźna atmosfera panująca wśród załogi. Przeszkadzało to w obsłudze urządzeń i dochodziło do sytuacji, gdy np. zapominano o sprawdzeniu czy podwozie jest wysunięte tuż przed lądowaniem.

Lekarzu, a ręce umyłeś?

W placówkach medycznych, dzięki wprowadzeniu list kontrolnych umieralność w pilotażowej grupie szpitali zmalała aż o 47%. Czy wprowadzono tam jakieś rewolucje? Absolutnie nie!

Po prostu zdarzało się, że lekarz wchodząc szybko na salę operacyjną nie umył rąk. Albo operowano pacjentowi nie to co trzeba. Lub nie sprawdzono czy nie jest przypadkiem uczulony na konkretne leki, które zamierzano mu podać.

Właśnie takie punkty zawierała lista kontrolna, którą później odczytywano przy stole operacyjnym.

Czy frytki do tego?

Firmą, która tworzenie procedur doprowadziła wręcz do perfekcji jest McDonalds. Zauważ, że nie zatrudnia ona wybitnych kucharzy. Są to w większości młodzi ludzie, dla których bardzo często jest to pierwsza praca. Dzięki temu, że ich procedury są tak świetne, bez względu na to czy zjesz burgera w Warszawie, Paryżu, Madrycie czy Berlinie, to zawsze będzie smakował niemalże identycznie.

Wierz mi, listy kontrolne to potężne narzędzie!

Dzięki nim możesz usprawnić:

  • planowanie dnia
  • pracę twórczą (pisanie, nagrywanie, fotografia, grafika, programowanie, a nawet mam klientkę, która stosuje listę kontrolną przy tworzeniu własnoręcznie robionych kartek okolicznościowych i zaproszeń).
  • obsługę klienta

i wiele, wiele innych rzeczy.

Miłego dnia!

Na koniec jeszcze raz zachęcam do lektury ebooka. To 175 stron konkretnych informacji na temat efektywności osobistej.

Jeśli:

  • Czas przecieka Ci przez palce
  • Cały dzień niby coś robisz, a na koniec dnia okazuje się, że nie zrobiłeś nic sensownego
  • Chcesz dowiedzieć się jak skutecznie wzbudzić i utrzymać motywację do działania

… to mocno rekomenduję zapoznanie się z tą książką. Zwłaszcza, że rozdaję ją kompletnie bezpłatnie.

Ebooka masz w formacie pdf, ale także mobi (na czytniki), oraz ePub (na smartfony i tablety).

Mało tego! Jeżeli wolisz słuchać, to masz także wersję mp3. Idealny materiał do słuchania w drodze do i z pracy, na spacerze, lub podczas treningu.

przestań jęczeć
.

WAŻNA INFORMACJA

 

Ebook niedługo zostanie wycofany z bloga. W podziękowaniu za zapis na newsletter będę dawał inny prezent. Zatem jeśli jeszcze nie masz ebooka, to sugeruję się pospieszyć, bo może się okazać, że przy następnej wizycie na blogu już nie będzie możliwości, aby go pobrać 🙂

Jak ulepszyć otoczenie, żeby pracować efektywniej?
4.8 (95.52%) 116 vote[s]

23
Dodaj komentarz

avatar
17 Comment threads
6 Thread replies
1 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
19 Comment authors
Bartek PopielSzymonJakubReginaMarcin Kamiński Recent comment authors
  Subskrybuj  
najnowszy najstarszy oceniany
Powiadom o
Tomek Michalski
Gość
Tomek Michalski

Cześć! Trafnie. Przykład z “dokładną listą”, listą kontrolną, precyzowaniem zadań – bardzo dobry, pewnie części osób już znany. Ale to chyba najważniejsza lekcja z tego artykułu. Weźmy taką naukę j. angielskiego. Robisz plan dnia i napiszesz sobie w jednym z punktów “nauka angielskiego”. I co z tego wynika? Nic. Już lepiej napisać “angielski – 20 słówek z tekstu z http://www.example.com“. To samo z innymi czynnościami, np.: artykuł na bloga (długi, krótki, o czym), pobiegać (gdzie, jak intensywnie), albo zrobić zakupy (jakie, co kupić). Można wymienić jeszcze kilka innych rzeczy, jeśli chodzi o “efektywne środowisko pracy”. Pracujesz w domu, nie masz… Czytaj więcej »

KosmitaNadaje
Gość
KosmitaNadaje

Bartek w tytule dałeś o usprawnianiu otoczenia, a cały artykuł jest o listach! Aż szukałem guzika “czytaj dalej” 😉
Fajnie, że piszesz o listach, bo wielu ludzi chyba ma do nich urazę (“stanę się jak robot”), a listy ważne są również chyba z powodu tego, jak jest skonstruowana kora przedczołowa w mózgu Ziemian. Po prostu ciągłe przywoływanie czegoś z pamięci, blokowanie, zapamiętywanie to wielokrotne bezsensowne wypalanie glukozy, której brakuje później na inne “lepsze” cele.
Miałeś do czynienia z ludźmi, którzy po prostu nie chcieli wdrożyć list i koniec?

elljot
Gość
elljot

Sam prowadzę bloga i przyznam, że podłączenie w tym momencie do Internetu przeszkadza, dzięki za radę:D

Joanna
Gość
Joanna

Bartku, zainwestowałam w Twoje e-szkolenie. po wpisach i działaniach mam duże oczekiwania – względem Ciebie i siebie, obyśmy oboje podołali 😉

Marcin Rudnicki
Gość
Marcin Rudnicki

Zasada sterylnego kokpitu mówi o 10.000f (stóp). To ok 3.000 m. Trzeba dokładniej Wikipedię czytać.

Przemek
Gość
Przemek

Bardzo lubię i wprowadzam w życie treści które prezentujesz i do wielu powracam, ta jest dla mnie bardzo przydatna :]

Barbara Kirszniok
Gość
Barbara Kirszniok

Każdy z punktów, które podałeś jest ważny. Bardzo dobrze radzisz. Szczególnie ważnajest lista kontrolna. Mogę nawet się pokusić o stwierdzenie, że to podstawa, by zacząćdziałać. Jak wypisze się na kartce listę zadań do zrobienia i ustali, że tego dnia do tej godziny się to zrobi, to tak się stanie. Nawet jak nam się nie chce, to mózg wysyła sygnał, że coś jest nie tak, że czegoś nie zrobiliśmy. Przecież napisałeś na kartce, że to trzeba zrobić. I nie da Cispokoju dopóki nie zajrzysz do listy i nie zaczniesz działać. Mózg przypomina o niedokończonych sprawach, o tym, co zamierzaliśmy zrobić. Można… Czytaj więcej »

Michał
Gość
Michał

Bardzo polecam aplikację OFFTime na telefon – pozwala wytłumić wszystkie komunikaty przez określony czas. dodatkowo nie da się szybko odblokować telefonu. Trzeba przez okrągłe 60 sek trzymać przyciśnięty ekran.

A co samego artykułu – piszesz bardzo podobnie jak w książkce o GTD Allana oraz to o czym opowiada Michał Śliwiński – nasze głowy to stare komputery – pamięć operacyjna nie służy do przechowywania informacji – lepiej oddać to na zewnątrz – ja kocham nozbe do tego – sprawdza mi się przeidealnie!

Maciek
Gość
Maciek

Jeżeli chodzi o procedury lotnicze, to mam jeszcze jedną ciekawostkę od mojego dziadka, który był kontrolerem ruchu: Kilkadziesiąt lat temu ICAO (Organizacja Międzynarodowego Lotnictwa Cywilnego) wprowadziła wymóg by wszyscy kontrolerzy na całym świecie w trakcie podejścia do lądowania nakazywali pilotom sprawdzenie wypuszczenia podwozia. Wcześniej zdarzyło się bowiem kilka przypadków, że piloci o tym zapomnieli i lądowali “na brzuchu” 🙂

Bunybuny
Gość
Bunybuny

Ja do tej pory korzystałem z podstawowych zasad, takich jak podają na http://www.eduforum.pl/zasa…, ale teraz wypróbuje wasz, bo macie fajne podejście.

Rafał Szrajnert
Gość
Rafał Szrajnert

bardzo interesujący artykuł! produktywność, efektywność i działanie są bardzo ważne w życiu codziennym. W zamian odwdzięczam się swoim http://www.rafalszrajnert.p… w którym też jest kilka interesujących technik 🙂

Karolina
Gość

Jak zwykle wszystko pięknie napisane😊 Wszystkie Twoje działania są mega 🤗‼ Za każdym razem czytam z zapartym tchem. Dzięki wielkie za kolejną dawkę wiedzy 🙂

Mariusz
Gość
Mariusz

Ja właśnie byłem pochłonięty pisaniem instrukcji bezpiecznego wykonywania robót kiedy to dostałem maila z powiadomieniem o tym artykule.. hmm

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

😀 To siła wyższa i trzeba ją wykorzystać.

Marcin Kamiński
Gość

Mam taką listę kontrolną w głowie codziennie, gdy wychodzę rano z mieszkania: dokumenty wziąłeś? Smartfona wziąłeś? Sprawdziłeś pogodę? Zamknąłeś poprawnie mieszkanie? itp. To sprawiło, że teraz prawie niczego nie zapominam.

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Świetnie, że to sprawdza się u Ciebie. Jednak przy większych rzeczach, lub natłoku zadań wolę spisać te wszystkie zadania. Czasem same spisanie pomaga je spamiętać 🙂

Regina
Gość
Regina

Dziękuję za ten wpis. A właściwie za maila, który mnie tu przekierował. Uświadomiłam sobie, że nie wykorzystuję w pełni swojego potencjału i jestem wiecznie zmęczona a wiele zadań “wisi”. Ściągam e-booka i biorę się za siebie. Wielkie dzięki 🙂

Bartek Popiel
Admin
Bartek Popiel

Powodzenia!!

Jakub
Gość

Wszelkiego rodzaju procedury, instrukcje lup notatki bardzo ułatwiają sprawę. Już pomijając fakt, że o wiele trudniej popełnić błąd to dodatkowo nie tracimy czasu na to, aby go naprawić. Czasami byłoby to wręcz nie możliwe – patrz procedury związane ze startem rakiety. A mówią, że instrukcje są dla… wiadomo kogo 😉

Szymon
Gość

jak zawsze same konkrety, za które kolejne wielkie dzięki. Mi podoba się lista kontrola przed pracą. Choć ona już weszła mi tak w życie, że zaliczam ją do nawyku. Jednak Twój artykuł zachęcił mnie do jej odświeżenia i powiększenia, by zapewnić sobie jeszcze lepsze warunki pracy 🙂